Lire les arguments d’une fonction

Depuis la version XP d’Excel, quand on entre le début d’une fonction, la syntaxe de cette fonction apparaît automatiquement (cf. ci-contre).

Si vous utilisez une version inférieure ou égale à Excel 2000, ce n’est pas le cas. En outre, même si vous disposez d’une version récente, cela peut vous arranger d’afficher la liste des arguments directement dans la cellule.

Pour afficher la liste des arguments d’une fonction, il suffit de taper son nom, puis de faire [Ctrl]-A, c’est-à-dire en fait [Ctrl]-[Maj]-a. Vous obtenez alors le résultat de la seconde image ci-dessus.

Il n’est d’ailleurs même pas nécessaire de taper, comme nous l’avons fait ici, la parenthèse ouvrante !

Si maintenant vous ne connaissez pas bien la fonction, vous préférez peut-être afficher son assistant (cf. ci-contre). Rien de plus simple : dans ce cas, c’est le raccourci [Ctrl]-a qu’il convient d’utiliser : Les mnémoniques sont donc :
- « a » pour l’assistant fonction ;
- « A » pour les Arguments.

Cette astuce fonctionne même quand la fonction active est imbriquée dans une autre fonction, par exemple quand la cellule affiche par exemple « =si(B1>A1,van »… Dans ce cas, ce sont les arguments ou l’assistant de la fonction VAN() qui apparaîtront.

Seattle en plein brouillard…

Il y a un brouillard à couper au couteau dans la région de Seattle. Dans un vieux coucou égaré, le pilote et son passager scrutent désespérément, à la recherche de l’aéroport.

Une trouée dans le brouillard leur fait entrevoir un morceau d’immeuble. Ils s’en rapprochent et voient un homme en train de travailler sur son PC. Le pilote lui demande « Où sommes-nous ? ». La réponse vient aussitôt : « En l’air ! »

Le pilote vire alors de 70° à gauche et, une minute plus tard, tombe pile poil sur l’aéroport.

Son passager, éberlué, lui demande : « Mais comment avez-vous pu localiser l’aéroport à partir d’une telle réponse ? ». Le pilote répond : « Evident ! La réponse était parfaitement précise, et totalement inutile. J’en ai déduit que c’était un employé de la hot-line Microsoft. Et, de chez eux, je sais comment aller à l’aéroport… »

Bon, je l’avoue, ce n’est pas une histoire vraie, et ce pour deux raisons :
- tout d’abord, à Seattle, les fenêtres sont toujours fermées, pendant 6 mois à cause de l’air conditionné, et pendant 6 mois à cause du chauffage ;
- enfin, qui pourrait croire que les réponses de la hot-line Microsoft soient toujours parfaitement précises ?

Faire un cliché rapide de l’écran

Il y a plusieurs façons de réaliser un cliché d’une partie d’écran Excel, pour par exemple l’inclure dans un document Word ou une présentation Powerpoint. Ou même dans Excel si vous voulez imprimer sur la même page des morceaux de votre modèle qui ne se trouvent pas normalement côte à côte...

Nous voulons dans cet exemple obtenir un cliché d’un bloc de cellules placé en A1:C4.

Copier une image (menu Edition)

La première solution revient à sélectionner le bloc, à dérouler le menu Edition avec la touche [Maj] enfoncée, puis à utiliser la commande
« Copier une image »
qui remplace alors la commande « Copier ».

Cliquez simplement dans « OK » puis faites [Ctrl]-v pour la coller, dans Excel ou ailleurs.

Si vous avez en plus choisi l’option « Telle qu’à l’impression », vous obtenez le second résultat ci-dessous, avec quelques petites différences.

L’option « Telle qu’à l’impression » se révèle plus intéressante, en particulier si vous avez préalablement – via la commande Fichier – Mise en page – Feuille, coché la commande « En-têtes de lignes et de colonnes ». Vous obtenez alors le troisième exemple ci-dessous :

Avec un copieur d’écran

La seconde solution, de loin celle que je préfère, revient à utiliser un copieur d’écran Windows (il y en a beaucoup sur le marché), à sélectionner la bonne zone et à la copier. C’est ce que j’ai fait dans le quatrième exemple. Notez que le résultat est nettement plus joli : il respecte totalement la présentation dans Excel.

Avec l'appareil photo d'Excel

Si vous personnalisez Excel via la commande Affichage – Barres d’outils – Personnaliser – Commandes – Outils, vous trouverez un petit appareil photo. Placez-le dans une de vos deux barres d’outils et cet appareil sera alors en accès direct.

Vous sélectionnez la zone à photographier, cliquez sur l’appareil pour prendre le cliché, puis cliquez dans la feuille de calcul pour y loger le résultat.

Avec cette dernière solution, malheureusement, il n’y a pas moyen de récupérer aussi les titres des lignes ou des colonnes, ce qui pour moi est un handicap prohibitif…

Le gag de la recopie incrémentée

La recopie incrémentée a un comportement parfois surprenant.

Imaginez que vous ayez le tableau suivant :

Vous sélectionnez la cellule A1, puis vous la tirez vers le bas en utilisant le mode « recopie incrémentée », c’est-à-dire après être arrivé (sournoisement, bien sûr !) par le coin inférieur droit de la cellule A1 :

Et vous faites de même, après avoir sélectionné C1:D1, pour obtenir :

Pourquoi la valeur 7 ne s’incrémente-t-elle pas quand elle est isolée, alors qu’elle s’incrémente quand elle est « accompagnée » ?

Parce que c’est comme cela avec Excel…

Comment faire pour qu’une cellule s’incrémente alors quand elle est seule, ou ne s’incrémente pas quand elle est accompagnée ?

La réponse tient au « magic finger » sur la touche [Ctrl]. Quand vous maintenez cette touche enfoncée lors de la recopie incrémentée, ce qui devait s’incrémenter ne s’incrémente plus, et ce qui devait ne pas s’incrémenter s’incrémente !

On pourrait croire qu’Excel a été inventé par des anglais…

Ne fusionnez pas vos cellules !

La fusion de cellules est une véritable horreur !

Non seulement elle dénature la structure lignes-colonnes qui fait la spécificité du tableur mais, de ce fait, elle provoque de nombreux dysfonctionnements, en particulier dans les traitements effectués par macro.

Depuis longtemps déjà, j’ai éliminé cet outil de ma barre d’outils, et j’avoue que je ne suis pas tendre avec les élèves que je prends à utiliser cette fonctionnalité.

Bien entendu, j’ai – comme tout le monde – la nécessité des centrer des titres horizontaux ou verticaux. Comment faut-il alors procéder ?

Pour un titre horizontal, il suffit d’utiliser la dernière fonctionnalité de la commande Format – Cellules – Alignement – Horizontal, le « Centrer sur plusieurs colonnes » :

Pour obtenir un accès immédiat à cette fonctionnalité, j’ai mis un outil (une flèche verticale grasse) à la place de l’outil « Fusionner les cellules » et je lui ai associé une macro que j’ai bien entendu logée dans mon fichier Perso.XLS :

Sub Centré_plusieurs_cellules()
Selection.HorizontalAlignment = xlCenterAcrossSelection
End Sub

Pour un titre vertical, j’utilise l’outil « Zone de texte » – représenté par une feuille de texte – de la barre « Dessin », que j’ai aussi logé dans la barre d’outils « Mise en forme ».

Récupérer une valeur d'un TCD

Un lecteur de ce blog m’a récemment demandé comment l’on pouvait récupérer par une formule le contenu d’une cellule d’un TCD (tableau croisé dynamique).

Nous inscrivons en A1:B2 les critères de la recherche, le but étant d’obtenir en A3:B3 le résultat associé du TCD. Nous voyons ci-contre que cela fonctionne bien, puisque nous récupérons dans chacun des deux cas, dans la cellule B3, le bon résultat, qui provient de la cellule B9 dans le premier tableau et de la cellule C10 dans le second.

Formule de B3 : =decaler(A8;D1-1;D2-1)
Celle de D1 est : =equiv(B1;A8:A20;0)
Celle de D2 est : = equiv(B2;8:8;0)

La fonction equiv(valeur;vecteur;0) ramène la position de la première occurrence de valeur dans vecteur. Le "0" sert à rechercher l'occurrence exacte de la valeur.

La fonction decaler(référence;lig;col) ramène le contenu de la cellule placée lig lignes plus bas et col colonnes à droite de référence.

Cette solution est astucieuse et nous a permis d’illustrer une utilisation des fonctions « equiv » et « decaler ».

Ceci dit, si l’on voulait vraiment obtenir le salaire moyen des mâles de 26 ans dans la base, la solution la plus efficace consisterait à utiliser la formule =BDmoyenne(Base;"Salaire";Critères) où la zone de critères « Critères » identifierait les mâles de 26 ans....

Fonctions de traitement de texte

Excel possède une vingtaine de fonctions de traitement de texte, dont certaines sont peu connues. Le petit tableau ci-contre vous présente toutes ces fonctions avec, dans la colonne B, la présentation sous forme de texte des formules utilisées en colonne A.

Notons tout de même quelques particularités…

La fonction T(réf) contrôle si la cellule réf contient du texte. On ne voit pas bien son intérêt, vu qu’il y a déjà une fonction EstTexte(réf).

La fonction Franc() affiche à présent des euros. Elle n'a pas été renommée par Microsoft pour des raisons de compatibilité ascendante.

La fonction Concaténer() est totalement inutile : le même résultat s’obtient sans effort avec le symbole « & ».

La fonction Epurage(réf) ne fait rien de visible ici, car elle sert à ôter les caractères de contrôle inclus dans le texte. Or, notre texte n'en avait pas...

La fonction Exact(réf1;réf2) vérifie si les deux cellules ont le même contenu, en tenant compte de la capitalisation. Pour toutes les autres fonctions, notamment Recherche() et Equiv(), cela n’est pas le cas. Les lignes 20 et 21 sont instructives à cet égard !

Le formatage automatique d'Excel

Quand vous entrez des chiffres dans Excel, votre tableur favori essaye de deviner ce que vous désirez, et le résultat ne correspond pas toujours à votre attente...

Entrez par exemple (sans les guillemets, bien entendu) "10/30" et Excel affiche "oct-30" qui en fait correspond - vous le vérifiez dans la barre d'édition - au 1er octobre 1930 !

Entrez "30/10" et vous obtenez "30-oct", qui correspond au 30 octobre de l'année en cours.

Quand le nombre après le "/" est inférieur ou égal à 12, Excel suppose que vous avez saisi un jour et un mois de l'année en cours. Sinon, il doit s'agir d'un mois et d'une année dans le siècle "en cours", c'est-à-dire entre la date actuelle et 99 ans plus tôt.

Si vous tapez "=10/30", vous obtiendrez tout simplement 0,33333 et c'est normal.

Mais alors, comment faire pour obtenir exactement "10/30" dans la cellule ? Il suffit pour cela de taper "'10/30". L'apostrophe simple force ce qui suit à être traité comme du texte. Vous constatez d'ailleurs que le résultat se cadre automatiquement à gauche, mais rien ne vous empêche de cadrer la cellule à droite pour mieux abuser le touriste...

Et si vous désirez obtenir un résultat affiché en fraction, que devez-vous faire ? La solution est simple, encore faut-il la connaître. Pour dire à Excel que vous souhaitez formater la cellule en fraction, il suffit de taper le texte sous la forme d'une fraction, en entrant "0 10/30" : la cellule affiche alors "1/3", la barre de formule indiquant 0,33333.