Un premier tableau de bord

En utilisant les trois TCDs créés durant les articles précédents, plus un quatrième qui ne pose aucune difficulté, et les segments associés à ces quatre TCDs, nous pouvons créer le tableau de bord suivant :

Nous avons donc les CAs des dix meilleurs clients, les CAs des cinq meilleurs représentants, les commandes et durées d’appel pour une sélection de mois et d’années, et le nombre d’appels en fonction de la durée. Tous les segments associés à ces graphes sont regroupés dans la partie droite du tableau de bord.

Les graphes et les segments ont été coupés depuis leur onglet d’origine (ils auraient aussi pu n’être que copiés) puis collés dans l’onglet du tableau de bord.

Si, pour le CAs des dix meilleurs clients, nous sélectionnons cinq clients dans le premier segment, nous aurons alors le classement en CA décroissant de ces cinq clients. Si nous sélectionnons plus de dix clients, nous aurons le classement en CA décroissant de tous ces clients. Le fait d’avoir sélectionné au départ précisément les 10 meilleurs clients est donc perdu…

Il en est de même pour le second segment. Nous avions au départ les CAs des cinq meilleurs représentants, en valeurs croissantes. Dès que nous sélectionnons un ensemble de représentants, le graphe nous donne leurs CAs en ordre croissant, mais nous avons aussi perdu le fait d’avoir sélectionné au départ précisément les 5 meilleurs…

Création du troisième segment

Reprenons le TCD créé le 7 mai et créons à présent un segment, en cochant « Date » et « Années ».

Remarque – On peut noter qu’Excel a bien été capable de créer l’option « Années » mais n’a pas su renommer l’option « Date » en « Mois » ou créer un champ de ce nom, ce qui aurait été plus approprié…

Nous obtenons les deux segments de la colonne à gauche dans la copie d’écran ci-dessous. Rien à dire en ce qui concerne le bloc « Années ». En revanche, les mois ne sont pas du tout ordonnés comme il le faudrait dans le bloc « Dates ».

Ce qui paraît surprenant, c’est que l’ordre obtenu n’est l’ordre alphabétique qu’après les mois de mars, mai, juin et août. Pourquoi cela ?

Tout simplement parce que, dans les listes personnalisées par défaut d’Excel, il y a une liste des noms complets des mois. Excel liste donc les mois entiers (pas plus de 4 lettres) dans leur ordre chronologique, puis ensuite les autres mois, dans l’ordre alphabétique.

Bien entendu, ce que nous voulons, c'est lister les douze mois dans l'ordre chronologique...

Nous connaissons à présent le remède, depuis l’article « Finition du second segment » du 2 mai. Il nous faut sélectionner le bloc A5:A16 (la liste des mois en quatre lettres maximum), puis en faire une nouvelle liste personnalisée en respectant les instructions de l’article « Créer une liste personnalisée » du 4 avril.

Il faut ensuite détruire le segment des mois et le recréer, comme nous l’avons fait ci-dessus, mais en ne cochant que « Date ».

Et voilà ! Nous avons à présent les deux segments comme dans la partie droite de la copie d’écran, avec les mois dans l’ordre chronologique.

Remarque – On peut donc sélectionner les mois et les années de façon indépendante. Si l’on prend par exemple janvier, février et mars, et les années 2011 et 2012, on aura ces trois mois pour ces deux années. En revanche, il ne sera pas possible d’afficher en même temps seulement les deux mois de février 2011 et mars 2012…

Graphe pour le 3ème TCD

Pour créer le graphe associé à ce troisième TCD, commençons par cliquer à l’intérieur du TCD et insérons un graphique en sélectionnant l’histogramme simple.

Comme les deux séries ont des valeurs d’échelles très différentes, on ne voit dans l’histogramme que les barres du CA. Faisons un clic droit dans cette série, transformons-la en courbe puis associons-la à l’axe droit, en passant par clic droit, « Mettre en forme une série de données » et « Axe droit ». Nous obtenons alors le premier graphe dans la copie d’écran ci-dessous.

 
Faisons un clic droit sur un des boutons de ce graphe, puis activons la commande « Masquer tous les boutons de champ sur le graphique ». Ensuite, sélectionnons la légende et appuyons sur la touche [Suppr] pour la détruire. Reformatons l’axe droit pour éliminer les décimales.

Il ne reste plus qu’à modifier diverses caractéristiques (couleur, taille de police, alignement,…) des deux axes pour obtenir finalement le résultat reproduit ci-dessus.

Remarque – Nous avons sélectionné pour les valeurs de chaque axe Y une couleur correspondant à celle de la série qui lui est associée. Cela permet de voir d’un coup d’œil quelle série correspond à quel axe Y.

Création du troisième TCD

Nous souhaitons à présent créer un troisième TCD, qui affiche la somme des commandes ainsi que le cumul en minutes des durées d’appel pour chaque date.

Nous obtenons alors le TCD « brut de fonderie » reproduit ci-dessous. D’une part, nous ne sommes pas très heureux des libellés des titres de la ligne 3, pas plus que des formats numériques. En outre, nous voulons regrouper les résultats par mois, les valeurs individuelles de chaque jour n’ayant pas d’utilité pour nous.

En ce qui concerne les titres, il suffit de taper les nouveaux titres à leur place. En ce qui concerne les formats, il suffit de faire un clic droit dans une valeur de la colonne B puis de passer par les commandes « Paramètres de champ » et « Nombre », puis de faire pareil avec la colonne C. Cela, c’est du standard et la plupart des lecteurs de ce blog savent déjà le faire…

Pour obtenir la représentation par mois et années, nous faisons un clic droit dans une quelconque des valeurs de la colonne A, puis nous utilisons la commande « Grouper » et nous la paramétrons comme on peut le voir dans la copie d’écran ci-dessus.

Après avoir validé ce groupement, nous obtenons enfin la présentation finale désirée, comme nous pouvons le voir dans l’image ci-dessus, en bas à droite.

Finition du second segment

Nous avons terminé l’article précédent avec notre segment qui était malencontreusement classé en ordre alphabétique au lieu de l’ordre numérique (et logique) utilisé par le TCD.

La solution à ce problème fait appel à la notion de liste personnalisée. Nous avons couvert su sujet dans l’article « Créer une liste personnalisée » du 4 avril 2013.

Commencez par sélectionner le bloc A4:A11. Comme il s’agit d’un TCD, cette sélection prend le bloc A4:B11 de façon automatique. En fait, pour sélectionner seulement A4:A11, le plus simple est de taper cette adresse dans la zone « Nom » (à gauche de la barre de formule) puis de valider.

En utilisant le conseil donné dans l’article précité, importez celle liste pour la transformer en liste personnalisée.

Et vous constatez que cela ne change hélas rien au segment créé dans le dernier article. Il vous faut donc détruire le segment créé antérieurement et en recréer un. Si tout se passe bien, vous obtenez le résultat ci-dessous :

Si cela ne marche pas, il faut activer le ruban « Options » de « Outils Segment », activer la commande « Paramètres des segments », et cocher « Utiliser des listes personnalisées lors du tri ».

Voilà donc la solution que je propose. Si un lecteur ou une lectrice peut me proposer une solution plus simple, et qui n'exige pas la création d'une liste personnalisée, je suis preneur !

Remarque – Lors de la création de la nouvelle liste personnalisée, on aurait pu maintenir la sélection par défaut du bloc A4:B11 : en fait, la seconde colonne est de toute façon ignorée lors de l’importation…

Création du second segment

Avec le TCD créé dans l’article précédent, nous sommes à présent en bonne position pour créer un segment associé à ce TCD. 

Nous procédons donc à cet effet comme nous l'avons fait lors de la création du premier segment (voir à cet effet l'article du 18 avril).

Et nous découvrons avec surprise que les cartouches (cf. copie d’écran, colonnes D et E) ne sont pas représentées dans le bon ordre – le même que celui utilisé dans le TCD – mais dans l’ordre alphabétique, ce qui est aberrant dans la situation actuelle !

 

Essayez donc de trouver la solution à ce problème par vous-même, je vous souhaite bien du plaisir… 

 

Pour ma part, je n’ai pu trouver aucune solution directe ou qui soit réellement intuitive.

Au final, j’ai découvert une solution opérationnelle, mais qui est tout sauf évidente. Je vous indiquerai cette solution dans le prochain article…

Construction du second TCD

Nous allons à présent, toujours à la suite des articles précédents, créer un second TCD.

Créons ce TCD en entrant la durée d’appel à la fois en étiquettes des lignes et en sommes des valeurs, et remplaçons la somme des valeurs par le nombre d’éléments. 

Nous obtenons alors le TCD placé à la gauche de l’image ci-dessous, dans lequel nous avons aussi modifié la police et les titres, comme pour le premier TCD.

Nous trouvons ce TCD un peut trop grand : nous aimerions regrouper les durées en tranches. Faisons un clic droit dans une cellule du bloc A4:A24 et activons la commande « Grouper » et demandons le groupement comme dans la copie d’écran ci-dessous, en haut et à droite.