Monsieur Excel
Pour tout savoir faire sur Excel !

23 août 2016

Bienvenue dans Excel 2016 (e)

Suite à l’article précédent, nous avons accepté la seconde proposition d’Excel en graphique recommandé, le graphe en cascade. Nous l’appelerons « waterfall », vu que c’est sous ce nom qu’il est connu dans le monde entier. 

C’est un graphique très parlant : les recettes apparaissent en bleu et les dépenses en orange. En reportant le haut de chaque barre bleue, ou le bas de chaque barre orange sur l’axe des Y, on voit combien il nous reste d’argent…


Quand Excel est passé de la version 2003 à la version 2007, le monde des graphes d’Excel a subi de très nombreux changements. C’est ainsi que nous avons perdu trois possibilités originales d’Excel :

  • Jusqu’à la version 2003 incluse, on pouvait sélectionner un point d’une série, puis le monter ou le baisser à volonté. Ce n’est plus possible aujourd’hui sauf à utiliser un add-in à cet effet…
  • Jusqu’à la version 2003 incluse, on pouvait sélectionner un bloc de cellules puis le tirer dans un graphe, ce qui ajoutait automatiquement la série au graphe. Aujourd’hui, ce n’est plus possible, il faut sélectionner le bloc, le copier, sélectionner le graphe, puis coller… C’est tellement plus long !
  • Jusqu’à la version 2003 incluse, Excel proposait en standard des graphes avec deux axes Y. Ce n’était hélas plus le cas depuis, avant la version 2016...
Remarque 1 – C’est bien là une des pertes les plus regrettables ! Imaginons en effet que vous ayez 8 séries  dont vous souhaitez mettre 4 sur l’axe gauche en histogramme et 4 sur l’axe droit, en courbe. Vous créez au départ un histogramme avec le 8 séries, et vous devez alors réaliser 8 opérations supplémentaires : pour chacune des séries à associer à l’axe droit, modifier le type de la série, puis l’axe.

Remarque 2 – Et vous avez perdu plus encore, par rapport aux toutes premières versions d’Excel. En effet, d’une part on y disposait d’un graphe standard à deux axes Y et, d’autre part, il y avait une case dans le dialogue de la création de ce graphe où l’on entrait le nombre de séries liées à l’axe gauche ! Ce qui évitait de devoir modifier l’axe et le type de toutes les séries mal placées.

Heureusement pour nous, Excel 2016 corrige tout cela avec le graphique combiné dont nous parlerons dans le prochain article.

Bienvenue dans Excel 2016 (e)

Suite à l’article précédent, nous avons accepté la seconde proposition d’Excel en graphique recommandé, le graphe en cascade. Nous l’appelerons « waterfall », vu que c’est sous ce nom qu’il est connu dans le monde entier. 

C’est un graphique très parlant : les recettes apparaissent en bleu et les dépenses en orange. En reportant le haut de chaque barre bleue, ou le bas de chaque barre orange sur l’axe des Y, on voit combien il nous reste d’argent…


Quand Excel est passé de la version 2003 à la version 2007, le monde des graphes d’Excel a subi de très nombreux changements. C’est ainsi que nous avons perdu trois possibilités originales d’Excel :

  • Jusqu’à la version 2003 incluse, on pouvait sélectionner un point d’une série, puis le monter ou le baisser à volonté. Ce n’est plus possible aujourd’hui sauf à utiliser un add-in à cet effet…
  • Jusqu’à la version 2003 incluse, on pouvait sélectionner un bloc de cellules puis le tirer dans un graphe, ce qui ajoutait automatiquement la série au graphe. Aujourd’hui, ce n’est plus possible, il faut sélectionner le bloc, le copier, sélectionner le graphe, puis coller… C’est tellement plus long !
  • Jusqu’à la version 2003 incluse, Excel proposait en standard des graphes avec deux axes Y. Ce n’est hélas plus le cas : (

Remarque 1 – C’est bien là une des pertes les plus regrettables ! Imaginons en effet que vous ayez 8 séries  dont vous souhaitez mettre 4 sur l’axe gauche en histogramme et 4 sur l’axe droit, en courbe. Vous créez au départ un histogramme avec le 8 séries, et vous devez alors réaliser 8 opérations supplémentaires : pour chacune des séries à associer à l’axe droit, modifier le type de la série, puis l’axe.

Remarque 2 – Et vous avez perdu plus encore, par rapport aux toutes premières versions d’Excel. En effet, d’une part on y disposait d’un graphe standard à deux axes Y et, d’autre part, il y avait une case dans le dialogue de la création de ce graphe où l’on entrait le nombre de séries liées à l’axe gauche ! Ce qui évitait de devoir modifier l’axe et le type de toutes les séries mal placées.

Bienvenue dans Excel 2016 (e)

Suite à l’article précédent, nous avons accepté la seconde proposition d’Excel en graphique recommandé, le graphe en cascade. Nous l’appelerons « waterfall », vu que c’est sous ce nom qu’il est connu dans le monde entier. 

C’est un graphique très parlant : les recettes apparaissent en bleu et les dépenses en orange. En reportant le haut de chaque barre bleue, ou le bas de chaque barre orange sur l’axe des Y, on voit combien il nous reste d’argent…


Quand Excel est passé de la version 2003 à la version 2007, le monde des graphes d’Excel a subi de très nombreux changements. C’est ainsi que nous avons perdu trois possibilités originales d’Excel :

  • Jusqu’à la version 2003 incluse, on pouvait sélectionner un point d’une série, puis le monter ou le baisser à volonté. Ce n’est plus possible aujourd’hui sauf à utiliser un add-in à cet effet…
  • Jusqu’à la version 2003 incluse, on pouvait sélectionner un bloc de cellules puis le tirer dans un graphe, ce qui ajoutait automatiquement la série au graphe. Aujourd’hui, ce n’est plus possible, il faut sélectionner le bloc, le copier, sélectionner le graphe, puis coller… C’est tellement plus long !
  • Jusqu’à la version 2003 incluse, Excel proposait en standard des graphes avec deux axes Y. Ce n’est hélas plus le cas : (

Remarque 1 – C’est bien là une des pertes les plus regrettables ! Imaginons en effet que vous ayez 8 séries  dont vous souhaitez mettre 4 sur l’axe gauche en histogramme et 4 sur l’axe droit, en courbe. Vous créez au départ un histogramme avec le 8 séries, et vous devez alors réaliser 8 opérations supplémentaires : pour chacune des séries à associer à l’axe droit, modifier le type de la série, puis l’axe.


Remarque 2 – Et vous avez perdu plus encore, par rapport aux toutes premières versions d’Excel. En effet, d’une part on y disposait d’un graphe standard à deux axes Y et, d’autre part, il y avait une case dans le dialogue de la création de ce graphe où l’on entrait le nombre de séries liées à l’axe gauche ! Ce qui évitait de devoir modifier l’axe et le type de toutes les séries mal placées.

17 août 2016

Bienvenue dans Excel 2016 (d)

Après avoir présenté les onglets Remplissage (articles a et b) et Analyse (article c), nous nous attaquons aujourd’hui à l’onglet Graphique.

Comme le conseille le texte de cet oonglet, c’est maintenant le moment de sélectionner (cf. la copie d’écran) le tableau entier puis d’utiliser la commande InsertionGraphiques recommandés. Nous voyons alors une première proposition, « Barres groupées », qui n’est d’aucun intérêt pour nous mais aussi, en seconde position, le Graphique en cascade, qui est particulièrement bien adapté à ce type de données.


Ceux d’entre vous qui ont l’habitude de la modélisation financière n’ont probablement jamais entendu parler de « graphiques en cascade », mais ils ont eu très probablement les oreilles rebattues avec les « waterfall charts » ou les « bridges ». 

C’est en effet sous ces deux noms que ces graphes sont connus en finance. Ils sont très pratiques pour analyser la façon dont une séquence de dépenses et de recettes fait évoluer un capital.

Remarque – Excel aurait été plus astucieux encore en présentant ce type de graphe comme étant le plus recommandé pour les données de notre exemple, mais c’est déjà pas mal que ce graphe recommandé soit sa seconde suggestion.

12 août 2016

Bienvenue dans Excel 2016 (c)

Après avoir bien commenté le premier onglet du classeur « Bienvenue dans Excel », nous pouvons nous attaquer au second, baptisé « Analyse ». Dans cet onglet, Microsoft nous propose un tableau de 15 lignes et 4 colonnes avec des ventes sur deux trimestres.

Dès que l’on sélectionne le tableau, Excel affiche un petit carré coloré en bas et à droite du tableau. Dès que vous cliquez dans ce carré, comme on peut le voir dans la copie d’écran ci-dessous, il s’affiche un rectangle avec cinq menus (Mise en forme, Graphiques, Totaux, Tableaux et Graphiques sparkline).


Le premier menu – Mise en forme – est actif par défaut et, dessous, on constate que ce menu vous propose six commandes de mise en forme conditionnelle, la dernière n’étant pas la moins utile puisqu’elle vous permet d’annuler les bêtises que vous auriez pu faire en utilisant une des commandes précédentes !

Quand on active le second menu – Graphiques –, on est un peu surpris car les quatre premières commandes portent le même nom et affichent la même icône. Il faut survoler l’une de ces commandes pour voir quel graphique elle propose réellement. Les quatre premières commandes créent un TCD (tableau croisé dynamique) et un graphe associé. La cinquième crée un graphe en X/Y. La sixième – Autres graphiques – est la plus intéressante. Elle vous mène en effet à une commande originale et précieuse, Graphiques recommandés, dont nous aurons l’occasion de vous reparler par la suite, quand nous étudierons le troisième onglet.

Le troisième menu – Totaux – mène à 10 commandes couvrant des combinaisons de sommation, de pourcentage, de résultats cumulés,…

Le quatrième menu – Tableaux – mène principalement à la création de tableaux croisés dynamiques.

Le dernier – Graphiques sparkline – propose trois types de graphiques sparkline dont on peut oberver le résultat dans la colonne G pendant que l’on survole chacune des commandes.


07 août 2016

Bienvenue dans Excel 2016 (b)

Dans l’article précédent, je vous parlais du classeur « Bienvenue dans Excel », dont le premier onglet de commentaire faisait référence au remplissage instantané.

Suite à mes remarques et à la réponse d’Arnaud Cottin, voici quelques remarques sur le remplissage instantané.

Le remplissage instantané est une des plus belles inventions récentes de Microsoft dans Excel. Il est regrettable que, pour le promouvoir, Microsoft utilise un document comportant trois erreurs grossières dans ce premier onglet.

Voici de qui est dit dans cet onglet : « Dans la cellule sous Prénom, tapez Joséphine, puis appuyez sur Entrée », puis « Tapez Noel, puis appuyez sur Entrée. Vous avez terminé. »

Première erreur grossière : vu que c’est « Josephine » qui avait été utilisé en cellule C5, il faut aussi taper ce prénom sans accent pour que le remplissage automatique fonctionne…

Deuxième erreur grossière, il faut taper « N » et non « Noel » pour que le remplissage instantané fonctionne. Si – comme moi ! – vous tapez rapidement « Noel », aucun replissage instantané ne survient.

Troisième erreur grossière, et là il s’agit d’un mensonge par omission, Microsoft ne vous dit pas qu’il ne faut rien faire entre la première et la second étape. Quand, comme moi, cela ne marche pas, il est naturel d’essayer d’autres choses entre deux… Et, du coup, le remplissage instantané ne marche pas :(

En conclusion, comme le dit notre lecteur, il faut entrer « Josephine » en D5 puis, juste après et sans avoir fait quoi que ce soit d’autre entre deux, « N » en E5 pour que le remplissage instantané fonctionne enfin !

Remarque – Si le remplissage automatique n’a pas fonctionné faute d’avoir respecté ces instructions à la lettre, vous pouvez toujours, et ce dès que l’un quelconque des prénoms a été entré en colonne D, cliquer dans n’importe quelle cellule du bloc D4:D19 et faire [Ctrl]-e (pour emplissage) pour que toute la colonne se remplisse de prénoms.

Vous pouvez voir ci-dessous ce que l’on obtient après avoir entré un prénom, un nom et un site (pas forcément dans la même ligne) puis fait trois fois [Ctrl]-e, une fois dans chaque colonne :


Ce qui est dramatique dans tout cela, c’est qu’une fois de plus, on a une traduction effectuée par un brave gars qui ne peut – ou ne sait – vérifier si ce qu’il dit fonctionne, « supervisé » par une personne qui ne contrôle rien. C’est ainsi que des centaines d’erreurs dans l’aide d’Excel n’ont jamais été corrigées en 30 ans, et que chaque nouvelle version apporte son lot de nouvelles erreurs qui ne seront jamais non plus corrigées…

Je parie 10.000 € - vous êtes mes témoins – à Microsoft que je peux décrire plus de 100 erreurs de l’aide et/ou de la documentation d’Excel qui n’ont pas été corrigées en plus de 20 ans. Si Microsoft relève ce défi, je m’engage même à verser mes « gains » à une œuvre caritative et à vous en apporter la preuve.

Allons, Bill Gates, on sait que tu es généreux. Relève ce défi !

03 août 2016

Bienvenue dans Excel 2016 (a)

Je viens enfin d’acheter un nouvel ordinateur dans lequel j’ai installé deux machines virtuelles afin de pouvoir bénéficier, sur le même poste, d’Excel 2010, 2013 et 2016. J’en profite pour faire mes premiers pas sur Excel 2016, premiers pas que je vais partager avec vous.

Quand vous ouvrez Excel 2016, Microsoft vous propose un classeur « Bienvenue dans Excel », dont l’écran d’accueil affiche « 4 conseils pour travailler plus efficacement », un onglet étant consacré au développement de chacun de ces « conseils ». Nous allons partir de cette base…

Le premier de ces onglets concerne le remplissage instantané, un concept génial apparu avec Excel 2013. Voici ce que l’on voit dans cet onglet, à part le contenu de D5:D6, ces deux cellules étant vides au départ.


Je suis donc les instructions mais, contrairement à ce qui est indiqué dans les instructions, rien ne se passe quand je valide « Noel » en D6. Je me dis, c’est encore une énorme gaffe de Microsoft, il faut probablement qu’en D5 on entre « Josephine » au lieu de « Joséphine ». Je corrige cette erreur, puis je revalide la cellule D6, mais toujours rien ne se passe ! La colonne D continue à refuser de se remplir.

Je passe alors par Fichiers – Options – Options avancées, et je vérifie que les deux options « Saisie semi-automatique des valeurs de cellules » et « Utiliser automatiquement le remplissage automatique » sont bien cochées. Je comprends encore moins…

Je cherche sur Internet et je découvre que le raccourci [Ctrl]-e (« e » pour emplir) active le remplissage. Je lance le raccourci et – oh miracle ! – toute la colonne D se remplit.

Remarque – Expérience faite, il suffit que le curseur se trouve n’importe où dans le bloc D4:D19 pour que le remplissage s’effectue.

Question – Si quelqu’un peut m’expliquer pourquoi le remplissage peut ne pas marcher de façon automatique quand on a bien coché les options associées, et comment corriger ce problème, je suis preneur !

27 juillet 2016

Le presse-papiers d’Excel 2016

Dans l’onglet « Accueil » d’Excel 2016, le premier bloc de commandes se termine par la commande « Presse-papiers » et il vous suffit de cliquer sur le bouton à sa droite pour faire surgir à gauche de la feuille de calcul le bloc « Presse-papiers », comme on le voit dans la copie d’écran ci-dessous.



Ce bloc vous donne accès au contenu dans le presse-papiers des 24 dernières opérations de couper/copier, non seulement dans Excel mais aussi dans toutes les autres applications. Dans notre exemple, nous avons ainsi le contenu du presse-papiers pour, dans l’ordre, une capture d’écran, Word, Excel, Excel et Word.

Un clic sur l’une quelconque de ces opérations vous donne la possibilité de coller l’élément ou de l’effacer de la mémoire du presse-papiers. Le bouton « Coller tout » vous permet de coller tout le contenu du presse-papiers, mais j’ai du mal à imaginer l’utilité réelle de cette commande.

Si enfin vous déroulez la commande « Options » en bas du bloc « Presse-papiers », vous obtenez les cinq commandes que j’ai affichées encadrées de rouge dans la copie d’écran.

Quand vous copiez une cellule d’Excel contenant une formule, vous copiez la valeur résultant de cette formule. Si c’est ma formule elle-même que vous souhaitez récupérer, vous devez sélectionner la formule après l’avoir activée, puis la copier

Merci à Mynda Treacy qui m’a donné l’idée de faire un post sur ce sujet…

21 juillet 2016

Une macro qui perd le Nord !

Le problème suivant a été soulevé par Bill Manville, un MVP Excel bien connu des spécialistes. C’est un problème que vous pouvez reproduire facilement sur votre ordinateur.

Vous enregistrez une macro dans laquelle vous insérez un objet. Dans notre cas, prenez la flèche, en seconde position dans le bloc « Lignes », celle que j’ai encadrée de rouge dans la copie d’écran. Puis tracez une flèche qui monte vers le Nord-Ouest.

J’ai baptisé cette macro enregistrée Flèche_1. Vous pouvez constater qu’elle va bien vers le Nord-Ouest.


Maintenant, détruisez cette flèche et exécutez la macro. Vous obtenez alors, de façon surprenante, une flèche située au même endroit, de même taille, mais pointant à présent vers le Sud-Est.

Pour que la macro vous retrace une flèche identique à la première, vous devez intervertir les mesures n°1 et 2 avec les mesures n°3 et 4. C’est ce que j’ai fait dans Flèche_2 qui, elle, nous donne le résultat visé au départ !

Sub Flèche_1()
'
    ActiveSheet.Shapes.AddConnector(msoConnectorStraight, 115.8, 49.8, 195.6, 144). _
        Select
        Selection.ShapeRange.Line.EndArrowheadStyle = msoArrowheadTriangle
End Sub

Sub Flèche_2()
'
    ActiveSheet.Shapes.AddConnector(msoConnectorStraight, 195.6, 144, 115.8, 49.8). _
        Select
        Selection.ShapeRange.Line.EndArrowheadStyle = msoArrowheadTriangle
End Sub

Remarque – Une preuve de plus qu’Excel a toujours de quoi nous surprendre ! Notez au passage que ce retournement de flèche ne survient pas avec les quatre grosses flèches situées au début du bloc « Flèches pleines ».