Une série graphique à la demande

Il arrive fréquemment que, parmi plusieurs séries à étudier, on souhaite en analyser une en particulier. Dans le modèle ci-dessous, nous souhaitons entrer en A8 le numéro de la série à représenter dans le graphe qui représente les valeurs de B9 à G9, avec le bloc B1:G1 comme étiquettes de l’axe des X.

La formule à saisir en A9, puis à reproduire jusqu’en G9, est la suivante :
=index(A$2:A$6;$A8)

Il ne reste donc plus qu’à modifier le numéro de la série désirée en A8 pour la voir apparaître aussitôt dans le graphe ; il suffirait alors de prendre A9 comme titre pour que tout soit parfait….

Remarque 1 – Un lecteur consciencieux pourrait remarquer :
« Pourquoi donc « dollariser » les références à A2:A6 et à A8 ? »

Excellente remarque ! La réponse se trouvera dans les prochains articles…

Remarque 2 – Un habitué à ce blog pourrait me dire : « Tout un article pour une utilisation somme toute assez basique de la fonction Index(). Ne nous avez-vous pas habitués à des contenus plus riches ? »

Excellente remarque ! En fait, cet article est seulement le point de départ d’une petite série d’articles…

Titre dynamique dans un graphe

Le 3 décembre 2007, nous avons vu comment créer – en Excel 2003 ou XP – un titre dynamique dans un graphe. Par cela, nous voulons dire un titre dont le contenu dépend des valeurs constituant le graphe.

La solution que nous avons proposée dans cet article ne fonctionne plus avec Excel 2007 : en effet, il est impossible d’entrer un titre dans un graphe 2007 en activant le graphe, puis en entrant un texte dans la barre de formule, et enfin en validant ce texte. Cela ne marche tout simplement plus !

Création d’une formule pour le titre

La première étape consiste à saisir dans une cellule – ici, la cellule C12 – la formule requise par le titre désiré. Ici, nous avons utilisé la formule ="Il y a "&nb(A:A)&" valeurs pour un total de "&somme(A:A).

Remplacement du titre initial par le titre dynamique

La seconde étape consiste à activer le titre actuel – s’il n’y en a pas encore, il suffit de le créer comme nous l’avons montré il y a quatre jours – à taper
« = » dans la barre de formule, à cliquer sur la cellule C12, et enfin à valider la formule.

Et voilà ! Si les valeurs de la colonne A ou leur nombre sont modifiés, le titre du graphe répercute immédiatement les modifications effectuées.

Titre du graphique en Excel 2007

Avec Excel 2007, vous disposez de deux méthodes pour attribuer un titre à un graphique :
● La commande « Dispositions du graphique » de l’onglet « Création » ;
● La commande « Titre du graphique » de l’onglet « Disposition ».

Les onglets « Création » et « Disposition » appartiennent au bloc « Outils de graphique » qui apparaît automatiquement dès que vous activez un graphique.

La commande « Dispositions du graphique »

Cette première commande est la plus rapide mais aussi la plus grossière : elle vous donne le choix entre 11 dispositions possibles – dont 3 seulement sont accessibles en direct – du titre, mais aussi de la légende et même de plein d’autres choses : titres des axes, tableau des valeurs, quadrillage, étiquettes de valeurs.

Remarque 1 – On ne voit pas bien l’intérêt de la sixième disposition, faisant apparaître une étiquette de valeur, car elle ne la met que sur une des valeurs de la série. A quoi cela sert-il ?

La commande « Titre du graphique »

Cette seconde commande est la seule qui s’adresse exclusivement à la définition d’un titre pour le graphique. C’est donc celle que je vous conseille d’utiliser en règle générale. Elle vous donne le choix entre trois possibilités :
● Aucun titre
● Titre de graphique superposé centré
● Au-dessus du graphique

Enfin, une commande « Autres options de titre… » vous permet de modifier la mise en forme du titre.

Remarque 2 – La première commande n’est utile que pour les « nuls » : en effet, il est bien plus rapide – pour détruire un titre – de l’activer puis d’utiliser la touche [Suppr] ou [Del]…

Remarque 3 – De même, je ne vois pas bien l’utilité de la seconde commande, sauf pour les nuls bien évidemment. En effet, il suffit que le titre soit par défaut logé au-dessus de graphique. Il est ensuite très rapide, si l’on veut qu’il devienne « superposé », de tirer le haut de la zone de traçage vers le haut.

Création de Finance 3.1

Tout récemment, je me suis associé à Philippe Chazalon et Antoine Vettes pour créer la société Finance 3.1.

Finance 3.1 est une société de conseil spécialisée dans la finance d'entreprise et dans le contrôle de gestion, autour de l’utilisation d’Excel. Cette société vous propose :

● Du conseil financier, pour vous accompagner dans l'analyse et la modélisation financière

● Des logiciels sur mesure, pour vous aider à effectuer en quelques clics des actions longues ou complexes

● Des formations, pour vous apprendre à manipuler rapidement des données comptables et financières sur Excel

En effet, même quand on utilise des outils décisionnels, on s’aperçoit vite qu’un certain nombre d’analyses s’effectuent très bien à l’aide d’Excel qui – bien exploité – permet de faire beaucoup de choses qui normalement relèvent des outils décisionnels.

L’avantage d’Excel réside aussi dans le fait qu’il est naturellement déployé partout, sans la nécessité de prendre des licences supplémentaires.

N’hésitez pas à visiter le site de Finance 3.1 pour plus d’informations : http://www.finance3point1.com/

Les graphes : 2007 vs. 2003 & XP

Pour les habitués des versions 2003 et XP, il faut noter que la version 2007 a apporté de nombreux changements dans les graphes, certains pour le mieux, d’autres pour le pire…

Taille de police fixe

Par défaut – et Dieu sait combien j’ai pesté à ce sujet, dès mon post du 3 février 2006 – les graphes d’Excel avaient une taille de police « automatique », qui changeait donc à chaque redimensionnement du graphe. Pire encore, il n’était pas facile de trouver la procédure pour rendre fixe la taille de la police. Il aura fallu attendre plus de 20 ans, mais le problème est enfin résolu : dans Excel 2007, la taille de police n’est plus automatique.

Gagnant : Excel 2007.

Temps de création du graphe

Comme nous l’avons vu dans le post précédent, à moins d’utiliser le raccourci de création d’un graphe, celle-ci demande à présent trois opérations au lieu de deux auparavant.

Gagnant : Excel 2003 / XP.

Modification d’une valeur d’une série

Auparavant, quand on sélectionnait une valeur d’une série, on pouvait la faire
« monter » ou « descendre » avec la souris, ce qui modifiait aussitôt la valeur correspondante dans les données ou, s’il s’agissait d’une formule, lançait alors automatiquement la valeur cible. Cela n’est plus possible avec la version 2007.

Gagnant : Excel 2003 / XP.

Facilité d’ajout d’une série

Auparavant, on pouvait sélectionner les données d’une série et les tirer à l’intérieur du graphe : cela ajoutait automatiquement la série au graphe. Ce n’est plus possible avec la version 2007 : il faut à présent copier la série avec [Ctrl]-c, activer le graphe, puis la coller avec [Ctrl]-v.

Gagnant : Excel 2003 / XP.

Enrichissement du graphe

Avec les trois rubans de la famille « Outils de graphique » d’Excel 2007, la gamme des possibilités de décoration et d’enrichissement des graphes est sérieusement agrandie.

Gagnant : Excel 2007.

Utilisation des modèles de graphes

Comme vous pourrez le voir dans mon article du 21 décembre 2008, qui fait suite à ceux du 13 et du 17, les modèles de graphe sont à mon avis bien plus mal gérés avec la version 2007.

Gagnant : Excel 2003 / XP.

Modification de l’ordre des séries

On a toujours pu modifier la position d’une série en lui attribuant directement, dans le dernier argument de la formule =serie(…), la position souhaitée. C’est encore vrai avec Excel 2007. Avec ce dernier, il est cependant plus facile de modifier l’ordre des séries grâce à la commande « Sélectionner les données », comme on le voit ci-dessous. Une fois la série sélectionnée (ici, le Produit 3), un clic sur l’une ou l’autre des deux flèches bleues déplace la série :

Gagnant : Excel 2007.

Cellules masquées et cellules vides

La commande « Cellules masquées et cellules vides », qui devrait normalement être suivie de « … » car elle fait apparaître un dialogue, est bien utile et remplace des commandes qui auparavant étaient honteusement cachées dans la poubelle « Outils Options » (cf. articles du 15 et du 22 février 2006).

Gagnant : Excel 2007.

Créer un graphe en Excel 2007

Pour créer un graphe avec Excel 2007, les opérations sont normalement les suivantes, n’importe quelle cellule du bloc de données étant active :
● activer l’onglet « Insertion » ;
● cliquer sur l’icône de la famille graphique voulue ;
● cliquer sur l’icône du type de graphe désiré.

On note qu’il y a là une opération de plus qu’en Excel 2003, où il suffisait de cliquer sur l’icône de l’Assistant Graphique, puis de valider directement par
« OK », pour obtenir le graphe par défaut. Donc, le tout maintenant en trois opérations avec 2007 au lieu de deux avec 2003 ou XP.

Dès qu’un graphe est actif, la famille d’onglets « Outils de graphique » apparaît, avec ses trois onglets « Création », « Disposition » et « Mise en forme ». Nous ne nous appesantirons pas sur les multiples réglages rendus possibles par ces trois barres d’outils.

Les raccourcis de création

Heureusement, deux raccourcis nous permettent de créer un graphe en une seule opération avec Excel 2007 :
● [F11] pour créer le graphe dans une feuille graphique ;
● [Alt]-[F1] pour créer le graphe dans la feuille active.

Remarque – Il est malheureux que le raccourci le plus utile soit justement celui qui exige deux touches ! Malheureux aussi que, pour deux opérations si proches, on utilise deux touches de fonction différentes, F11 et F1 : ce serait plus simple à mémoriser, et plus logique, si cela avait été la même…

Pour ma part, je ne mets jamais de graphe dans une feuille graphique : cela augmente inutilement le nombre d’onglets ainsi que la mémoire occupée. En outre, cela ne permet d’afficher qu’un graphe à la fois à l’écran, ce que je trouve particulièrement contraignant.

Je préfère aussi créer rapidement un graphe, quitte à ensuite en modifier le type ou ses caractéristiques, plutôt que de définir toutes ses caractéristiques au moment de la création. Mais là, il s’agit d’une opinion tout à fait personnelle…

« Convertir en plage » en VBA

Dans mon article du 3 octobre, je vous ai montré comment la commande
« Convertir en plage » permettait de détruire la dénaturation des lignes et des colonnes – semblable à l’effet de l’exécrable fusion de cellules – qu’Excel 2007 provoque lors de la mise en forme de tableaux.

Supposons que vous souhaitiez enregistrer une macro effectuant la conversion en plage. Vous enregistrez la macro et – surprise ! – vous constatez que la macro a complètement zappé la conversion en plage ; il ne reste que la sélection du tableau, comme on le constate dans le code suivant :

Eh oui ! Excel ne sait pas enregistrer ce type d’opération. Pour ceux qui voudraient quand même effectuer leur conversion en plage par macro, voici le code nécessaire :

… où “T1” est le nom de la feuille où se trouve le tableau.

Remarque 1 – Si vous avez plusieurs tableaux, vous pouvez consulter la zone
« Nom », à gauche de la barre de formule, et sélectionner tel ou tel nom de tableau, pour voir à quelles cellules il correspond.

Remarque 2 – Il est étrange que, quand on sélectionne – par exemple en déroulant la liste de la zone « Nom » – un tableau donné, ce tableau est bien sélectionné alors que, si l’on sélectionne le même bloc à la main, le nom du tableau n’apparaît pas dans la zone « Nom ». Ce n’est pas cohérent avec le comportement habituel d’Excel où, quand on sélectionne une ou plusieurs cellules correspondant exactement à un nom, ce nom apparaît aussitôt dans la zone « Nom ».