Création du second segment

Avec le TCD créé dans l’article précédent, nous sommes à présent en bonne position pour créer un segment associé à ce TCD. 

Nous procédons donc à cet effet comme nous l'avons fait lors de la création du premier segment (voir à cet effet l'article du 18 avril).

Et nous découvrons avec surprise que les cartouches (cf. copie d’écran, colonnes D et E) ne sont pas représentées dans le bon ordre – le même que celui utilisé dans le TCD – mais dans l’ordre alphabétique, ce qui est aberrant dans la situation actuelle !

 

Essayez donc de trouver la solution à ce problème par vous-même, je vous souhaite bien du plaisir… 

 

Pour ma part, je n’ai pu trouver aucune solution directe ou qui soit réellement intuitive.

Au final, j’ai découvert une solution opérationnelle, mais qui est tout sauf évidente. Je vous indiquerai cette solution dans le prochain article…

Construction du second TCD

Nous allons à présent, toujours à la suite des articles précédents, créer un second TCD.

Créons ce TCD en entrant la durée d’appel à la fois en étiquettes des lignes et en sommes des valeurs, et remplaçons la somme des valeurs par le nombre d’éléments. 

Nous obtenons alors le TCD placé à la gauche de l’image ci-dessous, dans lequel nous avons aussi modifié la police et les titres, comme pour le premier TCD.

Nous trouvons ce TCD un peut trop grand : nous aimerions regrouper les durées en tranches. Faisons un clic droit dans une cellule du bloc A4:A24 et activons la commande « Grouper » et demandons le groupement comme dans la copie d’écran ci-dessous, en haut et à droite.

Création du premier segment

Une des principales innovations de la version 2010 est la notion de segment (« slicer » en anglais). Un segment est un outil lié à un TCD, qui sert à jouer le rôle d’un filtre dynamique.

Je ne m’y étais pas vraiment intéressé jusqu’à présent, et ce pour deux raisons.

La première est que, jusqu’à très récemment, aucun de mes clients – qui sont en majorité de grandes entreprises françaises et étrangères – n’était encore passé à Excel 2010.

La seconde est que mes premiers essais sur les segments m’avaient laissé l’impression que ce nouvel outil, même s’il était tout à fait intéressant sur le plan conceptuel, présentait un certain nombre de lacunes en matière de convivialité. Je n’ai pas changé d’avis – après usage – et je vous montrerai comment résoudre certains problèmes posés par ce manque de convivialité.

Reprenons donc le modèle élaboré durant les deux articles précédents…

Avec le curseur dans une cellule du TCD, activons la commande « Segment » du ruban « Insertion ». Excel affiche la liste des champs : activons le champ « Client » et validons. Excel affiche alors une liste des noms de clients, chacun apparaissant dans un cartouche.

Si l’on clique dans le cartouche d’un client, seul lui est sélectionné dans le TCD, et l’on perd alors la liste des 10 meilleurs clients. Heureusement, en faisant [Ctrl]-z, on revient à la situation antérieure !

Dans la sélection des cartouches, on peut utiliser la touche [Ctrl] et la touche [Maj] comme dans tous les logiciels courants. Avec un [Maj]-clic, on sélectionne tout ce qu’il y a entre le cartouche précédent et le cartouche sélectionné. Avec un [Ctrl]-clic, on active un cartouche s’il est désactivé, et réciproquement.

Si, dans notre cas, nous sélectionnons 7 clients, nous obtenons le classement de ces 7 clients en ordre de CA décroissants. Voici le résultat obtenu dans ce cas :

 

En conclusion, un segment se comporte comme un filtre dynamique. A l'instar d'un filtre, il permet de sélectionner les clients que l'on souhaite inclure dans le tableau. Mais l'avantage est que l'on voit quels sont les clients sélectionnés alors que, avec un filtre classique, il faut dérouler le filtre pour voir quels sont ces clients...

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Construction du premier TCD

Le premier tableau croisé dynamique que nous allons construire à partir de notre toute nouvelle base (cf. article précédent) est un tableau listant les chiffres d’affaires des 10 meilleurs clients, en ordre décroissant.

Pour commencer, copions les données aléatoires engendrées par le modèle précédent et collons les valeurs à leur place. En effet, si les données changent tout le temps, cela n'aura plus de sens... 

Pour créer le premier TCD, plaçons le curseur n’importe où dans la base et utilisons, dans le ruban Insertion, la commande « TblCroiséDynamique », en validant tout de suite par « OK ».

Dans la nouvelle feuille qui est alors insérée par Excel, tirons le champ « Client » dans le bloc « Etiquettes de ligne » et le champ « Commande » dans le bloc « S valeurs ».

On obtient alors le résultat suivant :

Certes, le résultat n’est pas joli ! Commençons par modifier la police de caractères de la feuille, remplaçons les affreux titres en A3 et B3 par « Client » et « CA du client », et faisons un clic droit dans une cellule du bloc B4:B23 et, avec la commande « Paramètres des champs de valeurs », sous-commande « Nombre », attribuons à cette cellule un format monétaire.

Déroulons à présent le menu à droite de la cellule A3 (Client), sélectionnons la commande « Filtres s’appliquant aux valeurs », puis la commande « 10 premiers » que nous validons aussitôt. Nous avons à présent limité le TCD à l’affichage des 10 meilleurs clients.

Voici le résultat : il est bien plus clair et bien plus agréable à lire...

Une base de données aléatoire

Nous allons, dans les articles suivants, apprendre à utiliser une base de données pour découvrir – pas à pas – comment créer un tableau de bord complet. Pour cela, nous allons commencer – aujourd’hui – par construire cette base.

Dans les formations que j’anime, j’aime bien utiliser des modèles construits rapidement ainsi que – dans certains cas – des modèles aléatoires. Les modèles aléatoires présentent un avantage indéniable : il suffit de faire [F9] pour qu’ils se recalculent et que l’on puisse voir ce qui arrive avec des données nouvelles.

Dans le modèle ci-dessus, toutes les données ont été générées de façon aléatoire, avec l’aide des formules suivantes en ligne 2, reproduites ensuite vers le bas.

En A2 : ="C"&100+ent(1+20*alea())

En B2 : =arrondi(loi.normale.inverse.n(alea();15;3);0)

En C2 : =arrondi(100+500*alea();2)

En D2 : =index(G:G;ent(1+7*alea()))

En E2 : =date(2013;1;1)+ent(90*alea())

Remarque 1 – Excel dispose de quelques fonctions, telles que celle utilisée en B2, vous permettant de simuler un tirage aléatoire selon une loi statistique donnée. Si ces fonctions ne vous suffisent pas, vous devez utiliser un add-in de simulation probabiliste comme par exemple Crystal Ball, que je connais très bien pour en avoir francisé plusieurs versions, et avec l'aide duquel j'ai construit de nombreux modèles pour mes clients.

Remarque 2 – La fonction alea.entre.bornes() n’est pas vraiment utile dans Excel : les formules en C2 et E2 nous montrent comment parvenir – directement ! – exactement au même résultat.

Nous avons reproduit la formule de la ligne 2 jusqu’à la ligne 1.001, afin de disposer d’une base de 1.000  enregistrements.

A partir du prochain article, nous allons utiliser cette base de données pour construire, pas à pas, un véritable tableau de bord.

Créer une liste personnalisée

Vous savez probablement déjà que, si une cellule contient lundi, ou tout autre jour de la semaine, et que vous tirez vers le bas, ou vers la droite, le marqueur de recopie dans le coin inférieur droit de la cellule, vous obtiendrez les autres jours de la semaine.

Si l’on continue au-delà des sept jours, la liste reprend en continu. On peut d’ailleurs regretter qu’il n’existe pas une touche magique – [Ctrl] par exemple – qui permettrait d’arrêter la recopie quand toute la liste a été affichée.

Une particularité de cette recopie est que l’on ne peut pas tirer deux listes à la fois. Ainsi, dans l’exemple ci-dessous, si nous tirons A1:B1 vers le bas, on n’a plus que des lundis.

Ce que vous n’obtiendrez pas chez vous est ce que j’ai obtenu en colonne E en tirant « truc » vers le bas.

Je l’ai obtenu car j’ai créé une liste personnalisée à cet effet. Pour cela, il vous suffit de sélectionner le bloc E1:E6, puis d’exécuter la commande « Options », onglet « Options avancées ». En bas de la longue liste de cet onglet, vous trouverez le bouton « Modifier les listes personnalisées », dans lequel vous cliquerez.

Il ne vous reste plus qu’à cliquer dans le bouton « Importer » et à valider par « OK ». Et voilà ! Vous venez d’ajouter à votre Excel une nouvelle liste personnalisée.

C’est bien pratique pour créer par exemple une liste de personnes dans un département, une liste de services, une liste de produits…