Le nouveau format conditionnel

Les formats conditionnels ont été très sensiblement modifiés dans le passage d’Excel 2003 à 2007. Lors du passage de 2007 à 2010, il n’y a eu que des modifications marginales.

La première révolution par rapport à la version Excel 2003 est que le nombre des formats conditionnels n’est plus limité à trois conditions.

La seconde révolution est l’apparition des jeux d’icônes qui permettent d’ajouter une icône à la valeur contenue dans une cellule. Nous voyons dans l’écran ci-dessous que – pour l’option « Mettre en forme les cellules d’après leur valeur » – il y a désormais quatre styles de mise en forme qui se superposent à la valeur de la cellule.

Les cinq autres options proposées dans le premier bloc se contentent d’appliquer – comme avec Excel 2003 – une mise en forme en fonction du contenu de la cellule.

Passez par la commande « Gérer les règles » !

Quand on active la commande « Format conditionnel », on est confronté à plus de cinquante options en deux menus déroulants. Je vous déconseille formellement d’utiliser ces commandes car leur inconvénient majeur est que, quand on passe par elles, on définit un format conditionnel sans savoir quels sont les autres formats conditionnels auxquels la cellule est déjà soumise. Ce qui est inefficace, et même dangereux !

Je vous conseille donc toujours utiliser la seule commande « Gérer les règles », tout en bas de la liste des options du menu déroulant. C’est la seule façon de voir quels sont les autres formats conditionnels actifs. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton « Nouvelle règle » pour afficher l’écran ci-dessus.

Attention aux formats conditionnels multiples !

Avec Excel 2003, quand on créait plusieurs formats conditionnels, l’ordre dans lequel on les créait était tout à fait logique. Le premier format s’appliquait si la première condition était satisfaite ; sinon, on passait à la seconde ; sinon, on passait à la troisième… C’était parfait !

Depuis Excel 2007, nous avons gagné la possibilité de créer plus de trois formats conditionnels. Nous l’avons payée très cher !

En effet, Microsoft – pour des raisons défiant le bon sens ! – a décidé que, dorénavant, chaque nouveau format conditionnel a la priorité sur les formats antérieurs. Heureux encore qu’il y ait des flèches pour modifier a posteriori l’ordre des formats…

Donc, pour créer trois formats sans devoir les réordonner ensuite, vous devez d’abord créer le moins important des trois, puis le second, et enfin – en dernier ! – le format le plus important. Ce choix est parfaitement débile !

Définition des formats conditionnels à l’aide d’une formule

Chaque fois que possible – c’est-à-dire quand cela n’alourdit pas trop le processus – je préfère définir un format conditionnel à l’aide d’une formule. C’est une bonne habitude à prendre car, avec des formules, il n’y a plus de limite aux conditions que l’on peut poser dans un format conditionnel.

N’oubliez pas cependant – dans la création de la formule, si vous définissez le format pour un bloc de cellules – de bien remplacer la référence à la cellule, qui est par défaut absolue, en référence relative…

Un avantage supplémentaire de l’utilisation d’une formule est que, dans le dialogue « Gérer les règles », le début de la formule est visible. Une amélioration encore que je peux suggérer à Microsoft : rendre la taille de cette fenêtre modifiable afin que l’on puisse l’élargir pour mieux voir encore les formules…

En guise de conclusion…

Mes recommandations pour une bonne utilisation des formats conditionnels sont donc les suivantes :

1 – Passez systématiquement par la commande « Gérer les règles »

2 – Méfiez-vous du fait que l’ordre de création des formats est à l’inverse du bon sens

3 – Utilisez autant que possible des formules pour la création des formats conditionnels