Formations du mois d'octobre

Vous trouverez ci-dessous la liste des formations que je propose pour le mois d'octobre. Chacune de ces formations est limitée à huit participants, avec un ordinateur par personne. Vous pourrez télécharger la description de ces formations en cliquant sur leur intitulé :

■ Modélisation avec Excel (2 jours) : les mardi 12 et 19 octobre 2010.

■ Découverte de Visual Basic (2 jours) : les lundi 4 et mardi 5 octobre 2010.

■ La modélisation du risque (Crystal Ball) : le mercredi 20 octobre 2010.

Les séminaires Transition optimisée vers Office 2007 et Utilisation de Crystal Ball Pro ne sont pas proposés en inter lors de cette session.

Ces trois formations sont organisées en association avec la société EuroDécision (cf. référence dans le bandeau droit du blog).

Avec la formation Modélisation avec Excel, je garantis de transformer en deux jours tout utilisateur moyen d'Excel en « power user », c'est-à-dire à l'amener au niveau des 5% des meilleurs utilisateurs d'Excel.

Les cinq formations peuvent être animées en intra dans votre entreprise et – le cas échéant – personnalisées grâce à l’analyse et à l’amélioration des modèles propres à votre entreprise.

Références de formation intra : Aéroports de Paris, Aérospatiale, Arianespace, Bouygues, Caisse des dépôts, CASE-Poclain, CCIP, Cegelec, CNES, CNET, EADS, EdF, Elf, Ernst & Young, Euroconsult, Finacor, France Telecom, Gaz de France, GIAT, IFP, Isochem, Lafarge, Lilly France, Marsh, RTE, Sanofi, SIRIS, Texas Instruments, Tir Groupé, Total, Wabco, Walt Disney.

Le groupe de travail et le VBA

Le VBA sait reconnaître et gérer un groupe de travail, grâce à la propriété SelectedSheets de la propriété ActiveWindow.

La macro ci-dessus teste la présence éventuelle d’un groupe de travail et, le cas échéant, affiche dans un dialogue, comme nous pouvons le voir dans la copie d’écran ci-dessus, le nom de la feuille active et la liste des feuilles du groupe de travail.

Plus sur les groupes de travail...

Le groupe de travail est très efficace pour par exemple définir en une seule opération les en-têtes et les pieds de page, ou pour sélectionner toute une série de feuilles à imprimer d’un coup.

Un cas d’école : un fichier de feuilles de paye

Supposons par exemple que vous dirigiez une petite PME avec 10 salariés et que vous ayez un classeur Excel pour la gestion de la paye, avec un onglet de synthèse et un onglet pour chaque salarié, dans lequel il y a une colonne pour chaque mois de l’année en cours.

Au mois de mai, on vous annonce que le taux de cotisation CET/TA passe de 1% à 1,05%. Si vous modifiez ce paramètre dans chaque feuille, cela va hélas modifier les payes de tous les mois antérieurs. Pour éviter ce problème, vous sélectionnez l’ensemble des feuilles des salariés, vous copiez dans la feuille active toutes les colonnes des mois antérieurs, vous faites un collage spécial des valeurs, et enfin vous modifiez le paramètre. Grâce au groupe de travail, vous avez fait cela d’un coup d’un seul sur les 10 feuilles de salariés !

N’oubliez pas, ensuite, de détruire le groupe de travail, par exemple en cliquant sur l’onglet de la feuille de synthèse…

Les dangers du groupe de travail

Si, en oubliant que vous avez un groupe de travail, vous détruisez une ou plusieurs lignes de la feuille active, la même opération s’effectuera aussitôt sur toutes les autres feuilles du groupe.

Avec les groupes de travail, attention donc à ne pas aller trop loin !

Supposez que vous ayez un groupe de travail et que vous consultiez la mise en page (cf. ci-dessus) : celle que vous verrez à l’écran sera celle de la feuille active. Si alors – par distraction – vous validez par « OK » au lieu de cliquer sur le bouton « Annuler », vous remplacerez automatiquement les mises en pages de toutes les autres feuilles du groupe en les rendant identiques à celle de la feuille active !

En conclusion, restez particulièrement vigilant quand vous avez un groupe de travail !

Former un groupe de travail

Le concept de « groupe de travail » est relativement méconnu dans Excel. Il donne pourtant accès à des fonctionnalités tout à fait intéressantes.

Un groupe de travail est un ensemble de feuilles d’un classeur sélectionnées ensemble. Tant que le groupe de travail est constitué, toute modification que vous effectuez sur la feuille active est aussi effectuée sur toutes les autres feuilles du groupe de travail, qu’il s’agisse d’une saisie, d’un formatage, d’insertions ou de destructions de lignes ou de colonnes, …

Formation du groupe de travail

Il suffit de cliquer avec la touche [Ctrl] enfoncée sur n’importe quel onglet pour former un groupe de travail entre la feuille active et celle de l’onglet. Dès que cela est fait, en haut de la feuille, le texte « [Groupe de travail] » apparaît à droite du nom du classeur.

On ajoute ou en enlève une feuille au groupe en faisant un [Ctrl]-clic sur son onglet. Dans l’exemple ci-dessous, le groupe comporte quatre feuilles (celles dont le nom est en fond blanc), la feuille active étant Cherche (celle dont le nom est en gras).

Si l’on souhaite intégrer d’un coup toute une série de feuilles dans un nouveau groupe, on active la première feuille puis l’on fait un [Maj]-clic sur le nom de la dernière, quitte ensuite à ôter avec un [Ctrl]-clic celles qui seraient en trop.

Quand on clique sur l’onglet d’une autre feuille du groupe, le groupe reste constitué mais c’est alors cette nouvelle feuille qui devient la feuille « active ». N’oubliez pas que toutes les autres feuilles du groupe sont aussi actives dans la mesure où elles subiront elles aussi toutes les actions.

… sauf si le groupe est formé de la totalité des feuilles du classeur, auquel cas le groupe est détruit et seule la feuille sur l’onglet de laquelle on a cliqué devient active.

Quand on clique sur l’onglet d’une feuille n’appartenant pas au groupe, on détruit le groupe de travail et cette nouvelle feuille est alors la seule active. On constate alors que la mention « [Groupe de travail] », à droite du nom du classeur, a disparu.

Remarque – Il convient de faire très attention quand on utilise un groupe de travail !

Une erreur commune consiste en effet à oublier que le groupe est formé, et l'on « casse » alors toutes les autres feuilles du groupe en leur imposant des modification inappropriées.

La saisie auto a peur du vide !

La saisie automatique fonctionne soit quand la cellule active se trouve juste en haut d’un bloc, soit quand elle est juste en bas d’un bloc, soit quand elle est située dans un trou dans le bloc.

En fait, elle ne prend en compte que les cellules voisines, c’est-à-dire celles de la colonne qui seraient sélectionnées par un [Ctrl]-x.
Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, quand on entre quelque chose en A1, seuls
« Alain » et « Bernard » peuvent être suggérés. La saisie d’un « g », par exemple, n’aboutit à aucune suggestion.

Quand on entre quelque chose en A4, seules les valeurs des cellules A2:A3 et A5:A6 peuvent être suggérées.

Quand on entre quelque chose en A7, seules les valeurs des cellules A5:A6 et A8:A10 peuvent être suggérées.

Quand on entre quelque chose en A11, enfin, seules les valeurs des cellules A8:A10 peuvent être suggérées.

Une fois de plus, nous constatons que la nature a horreur du vide !

Une astuce – Si, en cliquant n’importe où dans une colonne comportant des trous – à l’instar de notre colonne A – vous souhaitez bénéficier de la totalité des suggestions possibles, il y a une astuce simple : mettez dans toute la partie correspondante d’une colonne voisine (ici, la colonne B) un espace dans chaque cellule. Ainsi, le contenu entier de votre colonne A sera alors automatiquement pris en compte dans la saisie semi-automatique.

La saisie semi-automatique

Vous avez déjà tous remarqué que, quand on tape un texte en bas – ou même à l’intérieur ou au début – d’une colonne, Excel propose alors de
« compléter » le texte :

Dans l’exemple ci-dessus, dès que nous tapons « j » en A3, « jean » est proposé car c’est le seul élément actuel de la colonne qui démarre par « j ». Si l’on avait tapé « a » ou « al », rien ne se serait passé à cause de l’ambiguïté entre « alain » et « albert », mais « ala » ou « alb » auraient appelé la suite…

Cela se passe à cause de l’option « Saisie semi-automatique des valeurs de cellule » dans l’onglet « Modificaction » de la commande « Options », pour Excel 2003 ou XP.

Avec Excel 2007, il faut pour cela d'abord utiliser le bouton « Office », puis le bouton « Options Excel », la commande « Formules » et enfin le bloc
« Manipulation de formule ».

Remarque – Le nom de la commande est moins clair en 2007 car le libellé
« Saisie semi-automatique de formule » est inadéquat : c’est la valeur de la cellule qui est concernée, et non le contenu de la formule !

Et pourquoi pas ProduitMat() ?

Pour faire le lien entre les deux derniers articles, on pourrait se demander pourquoi, dans la présentation des chaînes de Markow, je n’ai pas utilisé la fonction produitmat()…

En fait, il était tout à fait possible d’obtenir le même résultat à l’aide des formules suivantes, elles aussi entrées sous forme matricielle :

En C10 : =produitmat(transpose(B$18:B$22);$B$2:$B$6)
En C11 : =produitmat(transpose(B$18:B$22);$C$2:$C$6)
En C12 : =produitmat(transpose(B$18:B$22);$D$2:$D$6)
En C13 : =produitmat(transpose(B$18:B$22);$E$2:$E$6)
En C14 : =produitmat(transpose(B$18:B$22);$F$2:$F$6)

Si vous entrez ces formules et les recopiez vers la droite, vous obtenez en effet exactement le même résultat que dans l’article précédent.

Remarque 1 – Cette nouvelle formule est plus longue car il faut transposer le vecteur d’état pour le rendre horizontal.

Remarque 2 – On pourrait aussi utiliser dans tout le bloc une formule matricielle unique, mais ce ne serait pas plus simple à comprendre...

Remarque 3 – Il y a une grande différence dans le résultat avec la solution proposée il y a quatre jours. Supposons que, dans les quatre cellules de la matrice de transition contenant la valeur « 0 », vous ayez laissé ces cellules vides. Avec les nouvelles formules, vous auriez obtenu le résultat suivant :

Seules les cellules C12 et C13 aboutissent à un résultat : en effet, les blocs D2:D6 et E2:E6 sont les seules colonnes de la matrice de transition ne contenant pas de cellule vide…

Pour la multiplication d’un vecteur par une matrice – et il en serait de même pour la multiplication de deux matrices –, la formule matricielle directe, vue dans l’article précédent, est donc plus robuste que la formule utilisant produitmat()…