Création d'un graphe en Excel 2007

Pour qui vient d'Excel 2003 ou XP, dès le début de la création d'un graphe avec 2007, c'est différent : il n'y a plus d'Assistant Graphique.

Pour ma part, cela ne change pas grand chose car je ne m'en servais qu'une fois, en cliquant dessus pour demander un graphe et en validant aussitôt. En effet, tous les réglages s'effectuent bien plus vite en direct qu'en passant par l'assistant.

Pour créer un graphe, placez le curseur n'importe où dans le bloc de données (ici; en C2), activez le ruban Insertion et cliquez dans le type de graphique souhaité. Le graphe apparaît aussitôt.

Remarque 1 - Il y a des incohérences dans le vocabulaire, ainsi la famille des histogrammes s'appelle "Colonne" au lieu de "Histogramme" ou "Histog." si l'on veut tenir dans la largeur. Il y a aussi la série des graphes boursiers qui est baptisée tantôt "Boursier" tantôt "Stock". Le jour n'est toujours pas venu où Microsoft demandera à un professionnel de valider sa traduction d'Excel en français...

Remarque 2 - J'aurais préféré une icône initiale donnant directement accès à la commande "Tous types de graphiques". Please, Microsoft !

Remarque 3 - Pour une fois, je peux donner un bon point à Microsoft ! En effet, ils ont enfin - on a dû attendre plus de 20 ans ! - annulé le ridicule réglage par défaut selon lequel la taille de la police d'un graphe était automatique, c'est-à-dire changeait quand on modifiait la dimension du graphe. Dorénavant, on peut redimensionner un graphe sans voir la police changer de taille !

Remarque 4 - Certains puristes m'ont déjà dit que je devais dire "graphique" et non "graphe" pour traiter de ce thème. Le terme me semble plus léger une fois "équeuté", je persisterai donc dans mon erreur... Je dois avouer que l'utilisation de termes tels qu'auteure ou procureure me semble être un péché bien plus grave...

Un livre sur les TCD d'Excel 2007

“Excel 2007 : Tableaux croisés dynamiques”

Ce livre écrit par Pierre Rigollet, publié aux Editions ENI (cf. « Autres liens » dans le bandeau à droite du blog), pourra servir de livre de chevet à tous ceux qui souhaitent utiliser des TCD avec Excel 2007.

Il présente de façon claire tout ce qui est nécessaire à la création à l’utilisation d’un TCD, y compris la définition dynamique de la base de référence.

Il sera en particulier utile à ceux qui – en provenance d’Excel 2003 ou XP – souhaitent appréhender rapidement les nouveautés de la version 2007 en la matière.

Le seul reproche que l’on puisse faire à cet ouvrage est l’absence d’un chapitre final mettant en relief les lacunes des TCD et les problèmes pouvant survenir de la mauvaise gestion par Excel du masque des TCD.

En effet, pour ma part et en tant que consultant, j’utilise peu les TCD, préférant les remplacer – dans un seul souci d’efficacité – par une combinaison astucieuse de fonctions BD…() et de tables d’hypothèse à une ou deux entrées.

Pour une présentation ou une révision des tables, le lecteur pourra consulter mes messages du 17, du 21 et en particulier du 25 octobre 2006, où je présente leur application en lien avec une base de données.

Création d’un « splash screen »

Un splash screen, c’est un message qui apparaît automatiquement à l’ouverture d’un classeur puis – tous aussi automatiquement – disparaît ensuite après quelques secondes.

Supposons que nous souhaitions afficher le message ci-dessous à l’ouverture d’un classeur, et ce pendant trois secondes. Pour cela, il faut d’abord insérer une UserForm en VBA, puis créer la zone de texte voulue (le message en bleu ci-dessous).

Il ne reste plus qu’à ajouter une macro liée à ThisWorkbook :

Private Sub Workbook_Open()
UserForm1.Show
End Sub

… à créer une macro (cf. image ci-dessus) associée à l’événement Initialize de la UserForm …

… et enfin à créer un module dans lequel on loge la macro suivante :

Sub Fermer()
Unload UserForm1
End Sub

L’aperçu des sauts de page (b)

Nous avons découvert la commande « Aperçu des sauts de page » il y a quatre jours. Une autre particularité de cette commande est qu’elle modifie le menu contextuel Cell, celui qui correspond au clic droit dans une sélection de cellules :

Ce menu contient maintenant un dernier bloc – spécifique à l’impression – dont en particulier la commande « Ajouter à la zone d’impression ». Si, comme ci-dessus, je sélectionne A7:C10, puis j’active la commande, je crée une troisième page d’impression avec ce bloc.

Remarque – Dès que l’on active une feuille qui n’est pas en mode « Aperçu des sauts de page », on récupère le menu contextuel Cell habituel.

L’aperçu des sauts de page (a)

La commande « Aperçu des sauts de page » du menu Affichage est probablement la commande utile d’Excel la plus méconnue, même des spécialistes.

Supposons que nous ayons défini la zone d’impression comme étant deux blocs disjoints, A1:E4 et A12:F16, qui vont donc s’imprimer sur deux pages séparées.

Quand on active cette commande, toute la feuille est grisée, sauf la zone à imprimer dans laquelle le numéro de page est indiqué en filigrane :

Le miracle, c’est que l’on peut alors, en plaçant le curseur sur un des quatre coins d’un bloc, redimensionner ce bloc. Par exemple, nous pourrions ici tirer le bord inférieur droit du premier bloc, de E4 vers F5, pour incorporer les totaux.

Une zone d’impression au choix

Nous reprenons l’exemple présenté il y a quatre jours, mais cette fois-ci, nous avons en B19 une cellule avec une validation prenant ses valeurs dans le bloc D18:D20, et en B20 la formule =RECHERCHEV(B19;D18:E20;2;FAUX) qui ramène la description de la zone à imprimer.

La macro suivante définit la zone d’impression et affiche l’aperçu avant impression correspondant :

Sub Zone()
ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = Range("B20").Value
ActiveWindow.SelectedSheets.PrintPreview
End Sub

Remarque 1 – Pour définir une zone d’impression multiple, comme nous l’avons fait en E20, n’oubliez pas de séparer les blocs par des « , » ou lieu des « ; » ; en effet, Visual Basic parle en anglais !

Remarque 2 – Si les zones à imprimer se trouvent sur plusieurs feuilles du classeur, il suffit d'ajouter en F18:F20 le nom de la feuille concernée, de récupérer en B21 la feuille sélectionnée et de modifier la macro pour qu'elle sélectionne la bonne feuille.

Définir la zone d’impression

Supposons que vous ayez sélectionné, avec la touche [Ctrl] enfoncée, les blocs A1:E5 et A7:F16. Votre écran se présente alors comme suit :

Utilisez ensuite la commande « Zone d’impression », option « Définir », du menu Fichier. Cette commande définit la zone d’impression comme étant deux blocs qui seront chacun imprimés sur une page séparée, comme on le vérifie aisément en effectuant un aperçu avant impression, soit en direct via son bouton éponyme, soit par la commande correspondante du menu Fichier.

Cette option « Définir » attribue tout simplement le nom (réservé pour Excel) Zone_d_impression à la sélection courante.

Remarque – On aurait très bien pu définir ce nom directement via la séquence Insertion – Nom – Définir ou, plus directement encore, en sélectionnant la zone multiple, puis en tapant le nom dans la zone « Nom » de la barre de formule, et enfin en validant par [Entrée].