La hiérarchie avec Excel 2003/XP

Les versions Excel 2003 ou XP ne possèdent pas les objets SmartArt que nous avons vus dans les articles du 11 mai au 15 juin. Supposons que nous souhaitions créer la même hiérarchie avec ces « anciennes » versions d’Excel qu’avec la version 2007.

Vous pouvez prendre dans la barre d’outil « Dessin » le rectangle à bords arrondis. Vous le clonez pour créer une ombre bleue. Pour associer à chaque bloc un des textes de A1 à A7, vous sélectionnez le bloc voulu puis, dans la barre de formule, entrez la formule =$A$1 pour le premier bloc.

Vous créez ainsi un lien entre chaque bloc et la cellule associée. Cela vous permet – contrairement à ce qui est possible avec SmartArt en Excel 2007 ! – de créer aisément un lien entre la cellule et le titre du bloc : quand la cellule est modifiée, le titre du bloc évolue de même.

Il ne reste plus qu’à utiliser des connecteurs pour relier les blocs. Voici le résultat final :

Remarque 1 – Après avoir créé ces liens, n’oubliez pas de sélectionner successivement chaque paire (bloc + ombre) afin de la grouper.

Remarque 2 – Sélectionnez ensuite l’ensemble du schéma, faites un clic droit, activez la commande « Mettre en forme l’objet » et ensuite, dans l’onglet
« Propriétés », la commande « Ne pas déplacer ou dimensionner avec les cellules ». Le schéma devient alors indépendant de la présentation de la feuille.

Après tout cela, les connecteurs jouant bien leur rôle, il suffit de déplacer un bloc (ici, le bloc « Etranger ») pour que les connecteurs suivent :

En conclusion, avec cette solution pour Excel 2003 ou XP, le processus est plus long mais il y a deux avantages en fin de course :
1) Il y a un lien dynamique entre les cellules et les noms des blocs
2) Le pinceau fonctionne maintenant entre les objets (dégroupés !)

Remarque 3 – Bien évidemment, avec Excel 2007, vous pouvez utiliser aussi cette solution pour créer vos schémas hiérarchiques.

Macros Excel 4 et calcul complet

Quand un classeur utilise des macros Excel 4, comme nous l’avons fait dans notre modèle il y a quatre jours, un message d’alerte apparaît automatiquement à l’ouverture du fichier :

Vous ne pouvez malheureusement pas éviter ce message d’alerte. C’est le prix à payer pour pouvoir bénéficier de la grande richesse des commandes macros Excel 4 !

Un problème de recalcul

Vous avez peut-être aussi remarqué que la liste des feuilles du classeur ne s’actualise pas quand on renomme une feuille, ou quand on en ajoute ou détruit une. L’utilisation des macros Excel 4 est en effet un des cas où le simple recalcul d’Excel avec [F9] ne suffit pas.

Quand le simple recalcul d’Excel ne fonctionne pas, il reste heureusement le « calcul complet », qui est déclenché par la combinaison [Ctrl]-[Alt]-[F9]. Avec cette combinaison, vous actualisez effectivement la liste des feuilles.

J’appelle cela le « calcul complet » car cette combinaison, transcrite en VBA, correspond à la commande Application.CalculateFull.

Liste des feuilles d’un classeur

Le 14 décembre 2006, nous avons vu quelles formules utiliser pour trouver les noms du classeur actif, de son chemin et de la feuille active. Pour tout cela, nous avons utilisé les fonctions cellule() et info().

Aujourd’hui, nous complèterons cela en vous montrant comment obtenir la liste des feuilles du classeur actif.

Pour cela, il faut déjà identifier le nom du document, ce qui est fait en D1 dans l’exemple ci-dessous à l’aide de la formule :
=gauche(Classeur;cherche("]";Classeur))

Cette formule utilise le nom « Classeur » dont nous voyons la définition dans la copie d’écran provenant de Name Manager.

La formule magique, à saisir en A1 et à reproduire dans la colonne, est la suivante :
=si(ligne()<=nbval(Feuilles);droite(index(Feuilles; ligne());nbcar(index(Feuilles; ligne()))-nbcar($D$1));"")

Cette formule utilise le nom « Feuilles » qui partage avec le nom « Classeur » la particularité d’utiliser des commandes macro Excel 4 !

Vous pouvez lire à ce sujet avec intérêt les articles du 8 et du 18 février 2006, ainsi que celui du 10 décembre 2006 : ces articles ouvrent de façon marquante l'éventail des possibilités d'Excel, avec des fonctionnalités ignorées par la quasi-totalité de ses utilisateurs !

Enrichissez la collection SmartArt

Microsoft a enrichi la collection SmartArt de sept nouveaux types de graphes que vous pouvez télécharger gratuitement à l’adresse :

http://office.microsoft.com/en-us/templates/CT101636101033.aspx

Voici ce que donnent ces objets supplémentaires :

Au cas où les quelque 84 objets « standard » de SmartArt ne vous suffiraient pas…

Les autres familles de SmartArt

Pour en terminer avec la présentation des objets de SmartArt, voici – regroupés par famille – les objets des trois dernières familles :

Au total, cela nous fait en théorie 115 objets SmartArt.

Ceci dit, si l’on ne compte que les objets dont les noms sont différents, cela nous fait en réalité environ 84 objets.

Ce nombre de 84 est en fait une approximation car, comme nous l’avons déjà dit dans les articles précédents, on trouve à la fois – dans les différentes familles - des objets identiques portant des noms différents, et des objets différents portant le même nom !

Si je peux donner un conseil à Microsoft, c’est de faire du nettoyage dans tout cela et d’éviter – dès la prochaine version – tout doublon, de nom comme d’objet.

Les « relations » dans SmartArt

La famille des objets de type « Relation » dans SmartArt, avec ses 31 objets, est presque aussi grande que celle des processus qui en comptait 32. Voici l’ensemble de ces objets :

On y retrouve un certain nombre d’objets appartenant aux familles précédentes ! Microsoft aurait bien mieux fait d’éviter ces répétitions : il y aurait ainsi beaucoup moins d’objets au total et on s’y retrouverait mieux.

En outre, il y a des incohérences dans tout cela : des objets différents portent le même nom, et des objets identiques sont affublés de noms différents. Ici, par exemple, le premier et le cinquième objet de la quatrième ligne s’appellent tous les deux « Radial convergeant ».

Les « cycles » dans SmartArt

Pour continuer notre explorations de SmartArt, voici l’ensemble des objets de la famille « Cycle » :

Remarque 1 – Contrairement aux trois familles Liste, Processus et Relation, on voit toute la famille d’un coup dans la fenêtre d’Excel 2007. Mais, avec l’image ci-dessus, vous avez les couleurs en plus.

Remarque 2 – En fait, l’ensemble des objets SmartArt est plus intéressant encore dans Powerpoint où il dispose d’ailleurs d’une fonctionnalité supplémentaire : la capacité de remplir automatiquement l’objet quand on le crée en partant d’une liste (cf. notre premier article sur SmarArt).