Mettre sous forme de tableau (b)

Dès que l’on joue un peu avec les tableaux mis en forme, on arrive tôt ou tard à se poser la question suivante : « Comment puis-je effacer le format de tableau et revenir à la situation antérieure ? »

On cherche alors en vain parmi les options de la commande « Mettre sous forme de tableau » la sous-commande « Aucun format de tableau » qui sauverait la mise.

Un utilisateur astucieux va se dire : « C’est tout simple : je clique dans une cellule en dehors du tableau, un petit coup de pinceau, puis je peins mon tableau ! ». Eh oui, c’est tout à fait astucieux et cela marche avec toutes les versions antérieures d’Excel, mais pas avec Excel 2007 !

La solution – partielle – que j’ai trouvée consiste à utiliser en bas de l’écran des formats de tableaux la commande « Nouveau style de tableau » : j’ai créé un style « Vierge » dans lequel je n’ai rien coché. Ce style apparaît maintenant au début de la liste :

Remarque 1 – Un avantage : si je commence par donner ce format à un tableau, je peux ensuite modifier ce format en voyant immédiatement ce que cela donne sur mon tableau, dès que le curseur passe sur un autre format.

Remarque 2 – Hélas, ce nouveau format ne s’applique qu’au classeur actif. J’aurais tant aimé pouvoir le sauvegarder avec Excel !

Remarque 3 – Ce nouveau format ne résout pas tous les problèmes. En effet, le tableau n’a pas dans ce cas un format réellement vierge : il a toujours un format de tableau, dont seule l’apparence est vierge.

La solution, enfin !

Après de multiples essais, j’ai fini par découvrir la solution !

Il faut faire un clic droit dans une cellule du tableau puis utiliser la commande « Table », sous-commande « Convertir en plage » et enfin confirmer. Moi qui croyais que « Convertir en plage », c’est ce que faisait Delanoë tous les étés sur les rives de la Seine…

Bravo ! Microsoft a encore réussi à rendre compliquée une tâche qui aurait été évidente avec la présence parmi les formats de tableaux d’une option
« Aucun format de tableau »…

Mettre sous forme de tableau (a)

Il y a beaucoup à dire sur la commande « Mettre sous forme de tableau » du ruban « Accueil », donc avec Excel 2007. Cette commande est sensée être la nouvelle version – on suppose bien entendu « améliorée » – de la commande « Format automatique » présentée il y a quatre jours. Pour ma part, et vous allez voir pourquoi, je suis sceptique…

Pour démarrer, faisons comme avec les versions antérieures d’Excel : nous cliquons n’importe où dans le tableau puis appelons la commande.

Apparaît alors un écran avec 52 formats de tableau (ils se sont inspirés d’un jeu de cartes ?) dans lequel on doit choisir un format sans voir ce que cela donnera sur le tableau. S’affiche ensuite un dialogue où il suffira de valider pour voir enfin le résultat :

Remarque 1 – On ne peut pas déplacer la fenêtre affichant la liste des formats, on se demande pourquoi…

Remarque 2 – Par défaut, et sans que l’on ne demande rien, Excel ajoute automatiquement un filtre automatique que l’on perd du temps à effacer en cliquant dans « Trier et filter » puis « Filtrer » (alors que l’on veut dé-Filtrer…). Ce filtre par défaut est nul : j’estime être assez grand pour demander un filtre quand j’en veux un !

Remarque 3 – Si par la suite, je réutilise la commande pour modifier la présentation du tableau, je vois en temps réel mon tableau qui se modifie dès que le curseur passe sur un format. Il serait préférable que cette fonctionnalité soit déjà présente lors du premier formatage !

La mise en forme automatique

La commande « Mise en forme automatique » du menu Format est utile pour décorer rapidement tout un tableau : il suffit de cliquer n’importe où dans un tableau – ici, nous avions cliqué en B2 – puis d’exécuter cette commande, pour obtenir le dialogue suivant :

Cette commande donne en fait accès à seize formats de tableaux, qui modifieront d’un coup de baguette magique les polices, couleurs, motifs et encadrements des cellules concernées.

Remarque 1 – Ces formats ne marcheront bien que si le tableau à décorer est isolé du reste de la feuille. Dans notre cas, si la cellule B6 n’était pas vide, c’est le bloc A1:F10 qui serait décoré au lieu du bloc A1:F5 !

Remarque 2 – Ne prenez pas un format pour de seules raisons esthétiques ! Certains formats (pas exemple « Couleur 2 ») mettent mieux en relief le total à droite, d’autres (par exemple « Comptabilité 3 ») le total du bas, d’autres encore (par exemple « Couleur 3) aucun des deux. Tenez-en compte lors de votre choix.

Remarque 3 – Il est impossible d’ajouter des formats ou d’en modifier les caractéristiques, sauf à passer par une macro que vous lancerez après avoir choisi un format…

Remarque 4 – Le bouton « Options » donne accès à la possibilité de ne pas modifier la police, ou le format numérique, ou la bordure, ou … Voilà une excellente idée au départ, rendue totalement inutile par le fait que les options que l’on décoche, par exemple pour ne pas modifier la largeur des colonnes et la hauteur des lignes, reviennent cochées par défaut dès que l’on veut décorer un nouveau tableau. Si l’on ne souhaite pas les modifier pour un tableau, on ne voudra très probablement pas le faire pour le tableau suivant : il aurait donc été intelligent de mémoriser les options au lieu de les remettre à zéro à chaque fois.

Création d’un second code barre

Il existe de nombreux systèmes de codes barre, linéaires ou à deux dimensions, comme vous pourrez le voir dans les articles suivants sur Wikipédia : http://fr.wikipedia.org/wiki/Code_barre en version française et http://en.wikipedia.org/wiki/Barcode en anglais.

Avec le rappel en colonne B de notre premier code barre – cf. l’article du 15 octobre – nous voyons à présent en colonne C ce que donne un code barre en deux dimensions – il s’agit du code QR – auquel on peut aussi avoir accès via Internet :

Pour obtenir l’image de ce code, il a fallu utiliser cette fois-ci la ligne : ActiveSheet.Pictures.Insert ("http://qrcode.kaywa.com/img.php?s=8&d=" & UCase(ActiveCell.Offset(0, -2).Value)) .

Remarque 1 – Ce second code admet les lettres accentuées mais, quand il y en a au moins une, l’image est parfois 15% plus haute et 15% plus large. C’est le cas pour « Hervé Thiriez » contre « Herve Thiriez », mais pas pour
« Hervé » contre « Herve ». C’est aussi le cas si l’on accentue une des lettres de « Monsieur Excel ». Allez comprendre pourquoi…

Remarque 2 – L’avantage de ce second code est qu’il est lisible par certains téléphones portables, comme celui d’Yves Petit, qui m’a indiqué l’adresse ci-dessus pour le code QR.

Création d'un premier code barre

Si vous souhaitez obtenir le code barre correspondant à un texte donné, rien de plus simple ! Il suffit de faire tourner la macro ci-dessous qui boucle à partir de A1 (en fait, depuis la cellule nommée « Début ») et met à droite le code barre correspondant au contenu de la colonne A.

En fait, on va directement interroger un site qui fournit les codes barre.

Je remercie mon collègue Yves Petit qui m’a montré ce service et a créé la macro ayant servi de point de départ à la macro ci-dessus.

Remarque 1 – Ne mettez ni lettre accentuée ni caractère spécial (apostrophe, parenthèse,…) dans le texte, faute de quoi l’image résultante sera vide…

Remarque 2 – Je convertis le texte en majuscules avec UCase() car ces codes barre ne fonctionnent pas avec des minuscules.

La commande « Gérer les règles »

Il y a deux inconvénients à passer par les commandes présentées dans les deux articles précédents pour les formats conditionnels d’Excel 2007.

Le premier est que, quand on active ces commandes pour une cellule qui a déjà un format conditionnel, on ne voit pas à quelles conditions ce format correspond. Le second est que l’on ne voit pas à quoi ressemble la cellule mise en relief par ce format.

C’est pourquoi je conseille aux utilisateurs soucieux de leur efficacité de ne jamais les utiliser. La seule commande réellement efficace est la commande Gérer les règles :

Cette commande est plus proche de ce que l’on avait dans les versions antérieures et bien plus efficace. En effet :

■ Le dialogue montre à quoi ressemblera la cellule une fois formatée.

■ Le dialogue affiche clairement toutes les conditions.

■ On modifie aisément l’ordre d’application des conditions. Par défaut – à l’opposé de ce qui se passait avec les versions antérieures – c’est la condition définie en dernier qui se place en premier. Là, je vote un blâme à Microsoft, ce choix me paraissant totalement illogique.

■ Heureusement, on peut modifier l’ordre des conditions à l’aide des flèches haute et basse.

■ Il n’y a plus de limite à trois conditions. Sachez toutefois que, si vous en avez plus de cinq, vous n’aurez plus de vision d’ensemble des conditions : la fenêtre n’en affiche que cinq à la fois et ne peut être redimensionnée.

Remarque – Une innovation notable, celle des cases à cocher « Interrompre si Vrai ». Cette option était toujours le cas dans les versions antérieures ; maintenant, l’utilisateur a le choix.

Le format conditionnel de 2007 (b)

Pour la commande « Règles de mise en surbrillance des cellules », il n’y a rien de spécial à dire quant aux options « Inférieur à… », « Entre… », « Egal à… » ou « Texte qui contient… ».

Remarque 1 – On se demande pourquoi il y a « Texte qui contient… » mais pas par exemple « Texte commençant par… » qui peut se révéler tout aussi utile.

Format conditionnel selon les dates

La commande « Une date se produisant… », en revanche, est tout à fait originale car elle permet de rapidement formater toutes les dates correspondant à la semaine suivante, au mois dernier,… Tout ceci est dynamique : les cellules en relief demain ne seront pas les mêmes que celles qui étaient en relief hier !

Doublons et singletons

Enfin, la commande « Valeurs en double » sert à mettre en relief, au choix de l’utilisateur, soit les doublons, soit les valeurs uniques.

Remarque 2 – Ces formats personnalisés sont cumulables : on peut ainsi mettre dans une couleur les doublons et dans une autre les singletons, bien que cela ne représente en fait aucun intérêt puisque l’un des deux peut être le format par défaut des cellules.

Le format conditionnel de 2007 (a)

Les formats conditionnels ont été sérieusement enrichis avec la version 2007 d’Excel. Nous allons vous en présenter les principaux éléments dans cet article et ceux qui vont suivre.

Bien entendu, la compatibilité ascendante fonctionne bien : tous les formats conditionnels définis dans les modèles construits avec les versions 2003 ou XP d’Excel demeurent valides.

La commande « Mise en forme conditionnelle » est présente au milieu du ruban « Accueil », comme on peut le voir dans la copie d’écran suivante où l’on a choisi la commande « Règles de mise en surbrillance des cellules », puis « Supérieur à … » pour obtenir la seconde copie d’écran.

On note ci-dessus que, dorénavant, plusieurs types de mise en forme préétablis apparaissent, avant la commande « Format personnalisé », qui mène à un écran de formatage complet avec les onglets Nombre, Police, Bordure et Remplissage.

Remarque – La grande nouveauté d’Excel 2007, à cet égard, est que l’on peut désormais modifier le format numérique (onglet Nombre) dans un format conditionnel, ce qui était auparavant impossible.