Une expertise de haut niveau...

Chaque fois que j’ai l’occasion de découvrir une nouvelle entreprise ou un nouveau service, mes interlocuteurs sont interloqués, on pourrait même dire « interlocutés », quand ils réalisent tout ce que l’on peut faire avec Excel, et quand ils constatent que – bien souvent – on parvient à faire aussi bien, et même parfois mieux, avec Excel qu’avec un outil décisionnel. Ils le sont aussi quand ils constatent de visu la rapidité impressionnante avec laquelle on peut développer sous Excel.

C’est pourquoi je propose de venir gratuitement dans votre entreprise, soit pour simplement vous montrer des exemples de modèles existants, soit – mieux encore ! –pour travailler devant vous, en temps réel, sur vos propres modèles.

Règles de fonctionnement

Cette proposition n’est valable que pour un décideur à la fois (sauf dans le cas où cela se limiterait à montrer des modèles existants), sinon cela tournerait à de la formation intra gratuite et ne serait sympathique ni pour mes concurrents ni pour moi-même…

A la fin de la séance, si le décideur n’est pas intéressé, nous nous quittons bons amis. Dans le cas contraire, il aura déjà le début de sa solution.

Domaines d’application

Comme vous pourrez le constater en lisant mon CV détaillé – rubrique « Voir mon parcours » dans le bandeau droit de ce blog –, j’ai travaillé à ce jour dans une grande variété de domaines de la gestion et de secteurs économiques ou industriels. Voici quelques exemples de thèmes, non limitatifs :
● audit et amélioration de modèles existants
● tableaux de bord de tout type : finance, marketing, contrôle, production…
● consolidations à géométrie variable
● bilan social, suivi des formations, …
● modélisation du risque, domaine où j’ai plus de 15 ans d’expérience
● simulation ou optimisation de tout type (gestion, industriel,…)
● exploitation de bases de données (Dun & Bradstreet, Compass,…)

Références

J’ai réalisé à ce jour des milliers de modèles, pour plus de 100 entreprises, et ce dans plus de 10 pays.

Chaque fois que je me suis trouvé en concurrence avec d’autres sociétés de conseil, ma solution était de 3 à 10 fois moins chère et plus rapide que celle du meilleur concurrent. Je peux fournir des références précises en la matière : Euromarché, Banques populaires, Aéroports de Paris, et Johnson & Johnson.

En audit et amélioration de modèles existants, j’ai eu l’occasion – dans de nombreux cas – de ramener des modèles de plus de 40 Mo à moins de 10 Mo, de réduire de façon drastique le nombre d’onglets d’un classeur, ou de diminuer de façon notable (mon record est un facteur 100) le temps de calcul d’un classeur. Une fois même, j’ai pu réunir en un seul classeur le contenu de plus de 100 classeurs différents, ouvrant ainsi la voie à de meilleures analyses et consolidations.

Pour me contacter…

Si cette proposition vous plaît, il suffit d’envoyer un mail à thiriez@hec.fr. Je pourrai alors vous mailer un classeur Excel présentant mes références de façon plus détaillée et plus dynamique que dans mon CV, et prendre date avec vous.

Le suivi des modifications (b)

Il y a trois limites importantes au suivi de modifications présenté il y a quatre jours.

Editeur Visual Basic inaccessible

Tout d’abord, dès que vous l’activez, si votre classeur contient des macros, le message d’alerte suivant – encore un merveilleux exemple de traduction foireuse et non relue ! – apparaît : « Ce classeur contient des macros enregistrées ou écrites en Visual Basic. Impossible de modifier ou modifier des macros dans des classeurs partagés » (c’est moi qui ai mis en rouge le texte délictueux).

De fait, l’éditeur VB est totalement inaccessible dans un classeur partagé, ce qui n’empêche cependant pas les macros existantes de fonctionner.

Remarque – Vous pouvez quand même enregistrer une macro, mais elle se loge alors – sans vous en avertir – dans un nouveau classeur qu’Excel ouvre automatiquement !

Objets non éditables

On découvre rapidement une autre limitation : sur un classeur partagé, vous n’avez plus aucun accès aux objets.

Si la feuille contient par exemple une zone de texte, vous ne pouvez pas l’éditer ; en fait, vous ne pouvez même pas la sélectionner pour la déplacer ou la supprimer…

Dans la barre d’outils Dessin, tous les outils de création d’objets sont grisés et, dans la barre d’outils Formulaires, absolument tous les outils sont grisés…

A ne pas oublier !

Si vous désirez voir à tout moment les marqueurs des modifications qui n’ont pas encore été révisées, il faut bien penser à activer les choix adéquats dans les menus déroulants « Le : » et « Par : ».

Par ailleurs, quand vous cochez « Lister les modifications dans une autre feuille », cela ajoute automatiquement une feuille « Historique » contenant la base de données des modifications non encore révisées.

Le suivi des modifications (a)

Quand un classeur Excel est partagé par plusieurs personnes, il est souvent utile de savoir qui a modifié quoi, et quand…

Pour cela, vous pouvez activer avec Excel 2003/XP la commande « Suivi des modifications » du menu Outils. Avec Excel 2007, la commande « Suivi des modifications » se trouve dans l’onglet « Révision ».

Dans les deux cas, Excel affiche l’écran correspondant à la première image ci-dessous : Nous avons montré ci-dessus, après la reproduction de l’écran, le « déroulé » des commandes « Le : » et « Par : ». La commande « Dans : » est utile pour identifier le(s) bloc(s), éventuellement dans plusieurs feuilles, dans lesquels on souhaite suivre les modifications.

La dernière image montre comment se présente une cellule ayant été modifiée, avec une marque triangulaire dans le coin supérieur gauche et un commentaire qui s’affiche quand le curseur passe sur la cellule. Dès que l’on demande le suivi des modifications, le classeur est marqué « Partagé » et doit être enregistré. Nous commenterons dans quatre jours les conséquences de ce partage.

Le nombre total d’occurrences...

Reprenons le problème présenté il y a quatre jours, dans lequel on souhaitait calculer le nombre de fois où une chaîne de caractères était présente dans une cellule. Supposons à présent que l’on souhaite calculer, directement dans une cellule, le nombre total d’occurrences d’une chaîne de caractères, non plus dans une cellule, mais dans un bloc de cellules.

Dans l’exemple ci-dessous, nous souhaitons ainsi calculer le nombre d’occurrences de la chaîne « aba » dans le bloc de cellules C5:C7, sans nécessairement calculer les résultats intermédiaires en D5:D7.

Les habitués de mon blog ne seront pas surpris : une fois de plus, la solution à un problème délicat est apportée par une formule matricielle, donc validée avec la combinaison [Ctrl]-[Maj]-[Entrée] :
=somme((nbcar(C5:C7)-nbcar(substitue(C5:C7;$C$2;"")))/nbcar($C$2))

Remarque – Nous l’avons déjà noté à plusieurs reprises, la formule matricielle est la seule façon de faire exécuter à Excel – sans la moindre macro – une véritable boucle, l’équivalent d’un « For I=1 to N : code de la boucle : Next I ». Ici, on boucle sur toutes les cellules de C5 à C7, puis on calcule la somme des résultats !

Nombre d’occurrences d’une chaîne

Vous disposez d’une série de chaînes de caractères (ici, C5:C6) et, pour chacune d’entre elles, vous désirez savoir combien de fois elle contient une chaîne de référence – ici, la chaîne de la cellule C2.

La formule miracle – à saisir en C5 puis à recopier vers le bas – est la formule suivante : =(nbcar(C5)-nbcar(substitue(C5;$C$2;"")))/nbcar($C$2)

La technique est simple : on calcule la longueur de la chaîne quand on a éliminé toutes les occurrences de la chaîne de référence, et on en déduit le nombre d’occurrences.

Remarque 1 – Si vous voulez en savoir plus sur la fonction substitue(), consultez le message du 20 avril 2008.

Remarque 2 – Dans cet exemple, les blocs de trois lettres sont séparés par des espaces, mais la formule fonctionnerait tout aussi bien si les blocs étaient accolés.

L’aide d’Excel sur les fonctions

En ce qui concerne l’aide sur les fonctions, sachez pour commencer que – dès que vous avez saisi le nom d’une fonction – vous pouvez utiliser le raccourci [Ctrl]-a pour faire surgir l’assistant de cette fonction, et [Ctrl]-A pour coller les arguments de cette fonction.

L’aide d’Excel sur les fonctions est tout aussi mauvaise que le reste de l’aide. Nous allons encore prendre quelques exemples pour illustrer notre propos.

Exemple A : message d'aide à la saisie de « equiv »

L’assistance spontanée d’Excel vous suggère d’utiliser une matrice comme second argument. Si vous le faites, vous obtiendrez un message d’erreur
« #N/A », qui ne pourra que vous frustrer.

En fait, le second argument doit absolument être un vecteur et non une matrice (le vecteur est un cas tout à fait particulier d’une matrice).

Exemple B : assistance dans la saisie de « index( »

Pour voir la syntaxe d’une fonction s’afficher, il faut saisir la parenthèse ouvrante. Ensuite, on obtient – dans le cas de la fonction index() – deux syntaxes de la fonction.

Pourquoi seulement deux et pas trois ? Il y a en effet trois syntaxes pour index() :
=index(vecteur;position)
=index(matrice;n°ligne;n°colonne)
=index({matrices};n°ligne;n°colonne;n°matrice)

Un pinailleur pourrait rétorquer : dans la première syntaxe, il y a des crochets qui montrent que le numéro de colonne est facultatif. Mais alors, pourquoi ne pas se satisfaire de la troisième syntaxe qui indique que les deux derniers arguments sont facultatifs ? A mon avis, il faut soit se limiter à la troisième syntaxe, soit afficher les trois syntaxes sans argument facultatif.

Seconde remarque : les crochets sont mal placés ! Quelle idée ce serait de mettre le « ; » sans l’argument qui suit ? Il faudrait plutôt mettre le « ; » à l’intérieur des crochets avec =index(matrice;n°ligne[;n°colonne]) !

Troisième remarque : comme dans toute l’aide d’Excel, il y a une confusion mentale généralisée en ce qui concerne les vecteurs et matrices. Ici, par exemple, Microsoft parle de « n°zone » alors que personne ne sait ce qu’est une zone et de « réf » alors qu’il s’agit d’un ensemble de matrices et non d’une référence quelconque. Dans l’ensemble de l’aide Excel, Microsoft utilise ainsi indifféremment, et avec une logique pour le moins douteuse, les termes « vecteur », « matrice », « tableau », « zone », « référence »…

Exemple C : assistance dans la saisie de « recherchev( »

Là aussi, on découvre une imprécision notoire ! Quand le dernier argument est « VRAI » ou absent, ce n’est pas une valeur proche (plus petite ou plus grande) qui est utilisée mais, comme le corrige un peu tard la phrase suivante, la dernière valeur inférieure ou égale à la valeur cherchée. Dans la correction qui suit, il y a encore une erreur : il ne faut pas lire « la valeur immédiatement inférieure … est renvoyée », mais « la valeur immédiatement inférieure … détermine la valeur qui est renvoyée ».

Bon ! J’arrête là ma démonstration…

Si vous voulez une présentation claire et précise des fonctions d’Excel, utilisez plutôt leur présentation dans ce blog :)

L’aide d’Excel, toujours foireuse…

Je l’ai déjà dit à plusieurs reprises. L’aide d’Excel a toujours été déficiente, et je viens de constater qu’il n’y avait pas de progrès visible à ce sujet avec la version 2007. Microsoft, pour faire des économies de bouts de chandelle, continue à faire traduire son aide par des ânes, et à refuser de faire corriger le résultat par une personne compétente.

Voici quelques exemples, non exhaustifs, glanés dans la partie de l’aide consacrée à la création de formats personnalisés.

Exemple A : texte entre guillemets

Notez, dans ce premier exemple, qu'il manque justement l'espace avant
« Manque » dans le format indiqué en gras !

Exemple B : formats numériques particuliers

En fait, quand on applique le format « #,###» , c'est « 12000, » que l'on obtient !

On obtient encore « 12000, » avec le format « #,».

Et le troisième format donne « 1200.0, » !!!

En conclusion, dans ces trois exemples, il faut remplacer « , » par « » (une espace) et « . » par « , » !

Exemple C : choix de la couleur de la police

Faux encore : on peut mettre la couleur n'importe où dans le format…

De plus, on n'est pas limité à huit couleurs pour les polices de caractères, comme vous pourrez le constater dans mon article du 12 juillet 2007. L’article du 16 juillet 2007 pourra lui aussi vous apprendre des choses intéressantes.

Exemple D : les formats de date

Je vous mets au défi d'obtenir une majuscule à la première lettre du mois...

Par ailleurs, pourquoi tantôt trois lettres (pour avril, octobre, novembre et décembre), tantôt quatre ? On n'a réellement besoin de quatre lettres que pour différencier entre « juin » et « juillet ». Ceci dit, dans cette remarque, la traduction n'est pas en cause.

Mais, là où le « traducteur » a fait très fort, c’est en oubliant de remplacer le « d » du jour par « j » et le « y » de l’année par « a » !

J’arrête là ma démonstration, mais le message est clair…

Totalement nul, n’est-ce pas ?