Mes meilleurs vœux pour 2009 !

Après une année 2008 qui a vu la crise financière puis la crise économique succéder à la crise des subprimes, il ne me reste plus qu’à vous souhaiter – en espérant ne pas trop forcer le destin – une année 2009 de bien meilleure qualité !

Je vous adresse mes meilleurs vœux pour 2009 !

Le message de ce jour est un peu particulier pour moi : il est en effet le 300ème message du blog « Monsieur Excel », dont le premier message est paru le 1er octobre 2005. En outre, c'est le jour où mon blog va passer le cap des 222.222 visites cumulées. Durant ces trois années un quart, j’ai tenu le rythme d’un message tous les quatre jours : l’écart moyen entre deux messages a été de 3,97 jours !

Ce blog reçoit actuellement en moyenne 300 visites par jour, soit près de 10.000 visites par mois…

Je tiens à remercier au passage les entreprises qui m’ont fait confiance en 2008 en me demandant de leur développer des modèles Excel et/ou d’animer chez elles, en intra, des formations avancées : Arianespace, ChateauForm, Coda France, Dassault Systèmes, Eramet, Gaz de France, RTE et SKF, pour ne citer que les plus connues.

Il est juste de remercier mes clients. En effet, le blog par lui-même n’est pas rentable et c’est mon activité de consultant qui, objectivement, finance de fait la réalisation de ce blog… Et qui l'alimente aussi, car de nombreux conseils que je vous donne sont tirés de cette expérience.

Calcul du nombre de commentaires

Un lecteur me demandait récemment comment calculer facilement le nombre de cellules – dans une sélection – qui contenaient un commentaire.

Il souhaitait en outre – pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué ? – calculer ce nombre soit par macro-fonction soit par macro…

Une macro-fonction

Nous voyons en premier, dans la copie d’écran ci-dessous, la macro-fonction permettant de résoudre le problème. Pour l’utiliser, il suffit d’entrer dans une cellule la formule =nbcomm(adresse) où adresse est l’adresse de la sélection dans laquelle on veut connaître le nombre de commentaires :

La macro Comm

La macro Comm ci-dessus est pour sa part bien plus compacte, avec sa ligne unique !

Elle présente un autre avantage : elle fonctionne aussi bien avec une sélection simple qu’avec une sélection multiple – obtenue avec la touche [Ctrl] enfoncée –, ce qui n’est pas le cas de la macro-fonction.

Remarque – Comme dans un long mot allemand, il faut lire les mots de droite à gauche. Ainsi, nous demandons au VBA, dans ce cas, de compter (count) le nombre de cellules (cells) de type commentaire (typecomments) de la sélection active (selection)...

Deux livres sur Excel 2007

Je souhaite tout d’abord à toutes mes lectrices et à tous mes lecteurs un Joyeux Noël !

Voici un dessin de circonstance que j’ai trouvé sur le site : www.crazy-jokes.com/Christmas-Cartoons/xmas_22.shtml :

Excel 2007 – Initiation (220 pages)

Excel 2007 – Avancé (240 pages)

Editions Eyrolles. Guides de formation Tsoft.
Auteurs : Philippe Moreau et Patrick Morié.
Prix de chaque ouvrage ; 16 €.
Fichiers des livres disponibles sur le Web.

Excel 2007 - Inititation

Le premier livre se compose de trois parties : Guide d’utilisation, Exercices de prise en main, et Cas pratiques.

Toutes les notions de base d’Excel 2007 y sont clairement présentées avec seulement le problème – pour les gens qui, comme moi, ont de petits yeux fatigués – de la taille des copies d’écran qui, à l’instar des icônes de la barre d’accès rapide d’Excel 2007, sont trop petites.

Excel 2007 – Avancé

Bien naturellement, c’est cet ouvrage qui a le plus retenu mon attention. Il comporte deux parties, Manuel utilisateur et Cas pratiques.

Dans le manuel utilisateur, les sept chapitres sont baptisés Calculs et simulations, Pour améliorer votre efficacité, Dessins, images et objets graphiques, Représentation graphique des données, Gestion et analyse des données, Contrôle, échange et collaboration et enfin Annexes.

Dans les cas pratiques, 22 cas sont analysés, couvrant donc un large éventail d’applications.

Conclusion

Dans l’ensemble ces deux livres sont clairs et bien présentés, à part ma réserve sur la taille des copies d’écran.

On appréciera en particulier l’annexe « Où sont passées les commandes d’Excel 2003 » du second ouvrage…

Avec Excel 2007, c’est parfois pire !

Chaque fois qu’une nouvelle version d’Excel sort, j’appréhende un peu… En effet, pour moi, si 50% des nouveautés de chaque version n+1 représentent un progrès par rapport à la version n, les autres 50% correspondent à une régression. Dans cet article, nous allons comparer à ce titre les modèles de graphe, entre les versions 2003 ou XP et la version 2007.

Taille de l'image

Dans l’ancienne version, dès que l’on clique sur le nom d’un modèle, on voit une grande image représentant ce que donne ce modèle pour les données actives.

Avec Excel 2007, l’image est toute petite, le graphe ne représente plus les données actives, et on perd le fond d’image (la secrétaire a disparu !) :

Création d'un modèle

Avec 2003 ou XP, la commande « Type de graphique » - après sélection d’un onglet et un clic dans un bouton, donne directement accès à la création d’un modèle.

Avec 2007, il faut en revanche aller chercher le ruban « Création », ce qui représente un accès indirect et, au moins en ce qui me concerne, peu intuitif.

Suppression d'un modèle

Avec 2003 ou XP, pour supprimer le modèle sélectionné, il suffit de cliquer dans le bouton « Supprimer ».

Avec Excel 2007, ce bouton n’existe plus, il faut penser à utiliser à cet effet la touche [Suppr].

Bilan de la comparaison

Sur chacun de ces trois points (taille et fidélité de l’image, facilité de création, facilité de suppression), l’avantage va clairement à Excel 2003 ou XP, les anciennes versions…

Comme quoi le « progrès » est parfois une régression !

Remarque - J'espère qu'avec cet exemple vous comprendrez mieux pourquoi je trouve que chaque nouvelle version d'Excel apporte 50% de changements antiproductifs...

Un modèle de graphe avec 2007

Supposons que nous soyons emballés par le graphe que nous avons personnalisé le 3 décembre dernier, l'histogramme avec en fond d'écran l'image d'une personne devant son PC. Nous souhaitons pouvoir rapidement créer un autre graphe avec cette présentation. Pour cela, il suffit de créer un, modèle de graphe.

Création d’un modèle de graphe

Cliquons dans le graphe pour l'activer, activons le ruban « Création », puis cliquons dans le bouton « Enregistrer comme modèle », attribuons le nom
« Secrétaire » à ce modèle et validons enfin en faisant un clic dans le bouton « Enregistrer ».

Utilisation d'un modèle de graphe

Pour appliquer un modèle à un graphe existant, faites un clic droit sur ce graphe, puis sélectionnez la commande « Modifier le type de graphique », cliquez sur le dossier « Modèles », choisissez le modèle désiré et validez en cliquant sur « OK » ou plus simplement encore avec [Entrée].

Remarque 1 – L'icône pour chaque modèle montre seulement le type général du graphique. Dans notre cas, l'icône montre bien un histogramme, mais pas l'image de fond.

Remarque 2 – Quand le curseur reste sur l'icône d'un modèle, le nom de ce modèle apparaît.

Destruction d'un modèle

Pour détruire un modèle, cliquez sur le bouton « Gérer les modèles » puis sélectionnez le modèle à détruire, et appuyez sur la touche [Suppr]. Le modèle disparaît de la liste. Tout semble OK jusqu'au moment où l'on ferme la fenêtre : le modèle réapparaît alors !

Rassurez-vous, c'est un petit bug... La prochaine fois que vous appellerez les modèles, le modèle « supprimé » aura vraiment disparu de la liste !

Un modèle de graphe en 2003-XP

Après quatre articles sur la version 2007, enfin un article pour les utilisateurs des versions 2003 et XP d'Excel !

Création d’un modèle de graphe

Pour créer un modèle de graphique, il suffit de faire un clic droit dans une zone de graphique, comme on le voit dans l'image ci-dessous, puis d'utiliser la commande « Types de graphique », l'onglet « Types personnalisés », puis le bouton « Types personnalisés », et enfin de cliquer dans « Ajouter ».

Vous donnez par exemple le nom « Secrétaire » à ce nouveau modèle. Dès que vous validez, ce nouveau modèle s’ajoute aux modèles antérieurs.

Remarque 1 – Microsoft a encore fait très fort dans la traduction, en inventant un « type personnalisé » de « type personnalisé » !

Utilisation d’un modèle de graphe

Pour appliquer un modèle donné au graphe actif, il suffit de sélectionner le modèle et de valider par « OK ».

Si vous cliquez dans le bouton « Par défaut », ce modèle devient le modèle par défaut, c’est-à-dire celui que vous obtenez quand vous cliquez dans l’assistant graphique puis validez immédiatement par « OK ».

Remarque 2 – Pour ne pas perdre l’ancien modèle par défaut d’Excel lors de la définition d’un nouveau modèle par défaut, créez préalablement un modèle avec ce format, que vous baptiserez par exemple « Standard ». Cela vous permettra, par la suite, de redéfinir si nécessaire « Standard » comme étant le nouveau modèle par défaut.

Les changements dans les graphes

Les graphes d'Excel ont subi des changements significatifs lors du passage à Excel 2007. Voici la liste des principales modifications...

Disparition de l'échelle automatique par défaut

Un des premiers changements significatifs dans les graphes d'Excel 2007 est que Microsoft a enfin – après tant d'années ! – éliminé le réglage totalement débile selon lequel les polices utilisées dans un graphe étaient par défaut "à échelle automatique", c'est-à-dire qu'elles changeaient de taille dès que l'on redimensionnait le graphe.

Des possibilités de décoration plus poussées

Le format de la zone graphique ouvre la porte à de multiples possibilités de décoration de la zone, avec par exemple les réglages "Ombre" et "3D", comme on le voit dans l'écran ci-dessous. Il est en outre très facile de créer, pour le fond comme pour les séries, des effets de dégradé entre deux couleurs.

Remarque 1 – Heureusement, une commande "Rétablir le style d'origine" permet – si l'on a joué abusivement avec tous ces formats – de revenir au graphe initial.

Remarque 2 – Il reste toujours – heureusement ! – l'exceptionnelle possibilité de copier un graphe et d'en faire un "Collage spécial" des formats sur un autre graphe pour le décorer, d'un coup d'un seul, comme le premier.

La commande "Sélectionner des données..."

Cette commande – très mal nommée par ailleurs – remplace l'ancienne commande "Série de données". Elle permet – enfin ! – d'un clic sur le bouton "Changer de ligne ou de colonne", très mal nommé lui aussi, de permuter rapidement les lignes et les colonnes, c'est-à-dire la légende et l'axe des abscisses.

Notons aussi – enfin encore ! – la présence du bouton "Cellules masquées et cellules vides" qui permet de choisir ce que l'on fait dans l'un ou l'autre de ces deux cas. Ces deux réglages, dans les versions récentes d'Excel, avaient été honteusement cachés dans l'onglet "Graphique" de la commande Outils Options.

Mise en forme d'un d'un graphe

La façon la plus rapide de mettre en forme un graphe reste le clic droit sur ce que l'on souhaite modifier - zone de traçage, axe, légende, série,... - suivi d'un choix dans le menu contextuel qui apparaît alors.

Sauf si l'on souhaite modifier la police, sa taille ou la couleur de fond ou de police, auquel cas un simple clic gauche suffit - pour sélectionner l'objet concerné -, suivi d'une action directe dans le bloc Police du ruban Accueil.

Remarque 1 - Encore une incohérence dans la traduction d'Excel ! Selon l'objet que l'on sélectionne, la commande de mise en forme s'intitule : "Format de la...", "Mise en forme de...", "Mettre en forme une...". Il
aurait été plus logique d'utiliser toujours la même formule.

On peut personnaliser un graphe à loisir. Dans le graphe ci-dessus, nous avons mis une image de fond, donné un fond blanc à la légende et aux axes, modifié les couleurs des séries pour qu'elles ressortent mieux, et ajouté un filet noir aux barres de l'histogramme.

Remarque 2 - Certes, le résultat final est plus original mais, malgré tous nos efforts, il reste moins lisible que le graphe initial. Les seules modifications qui peuvent être sans discussion considérées comme bénéfiques sur le plan de la lisibilité sont les couleurs plus franches des séries et leur encadrement par un filet noir.