Quelques raccourcis précieux…

Quand je travaille chez mes clients, je suis toujours surpris de constater que des cadres utilisant Excel de façon quotidienne – et ce souvent depuis des années – ignorent encore certains raccourcis pourtant particulièrement utiles. Voici une récapitulation (non exhaustive, forcément) de raccourcis précieux.

Couper, Copier et Coller

Notre première série de raccourcis est un grand fondamental, et pas seulement pour Excel : [Ctrl]-x pour Couper, [Ctrl]-c pour Copier et [Ctrl]-v pour Coller. Là, heureusement, rares sont ceux qui ne les connaissent pas !                      

Déplacement dans un bloc

A l’opposé, le raccourci suivant est inconnu de la majorité des utilisateurs : [Ctrl]-[Maj]-flèche, quand la cellule active est à l’intérieur d’un bloc, sélectionne toutes les cellules de la cellule active à celle placée à la fin du bloc dans le sens de la flèche.

Sélection de tout un bloc

Le raccourci suivant (au moins l’un des deux) est connu de la plupart des utilisateurs : [Ctrl]-* ou [Ctrl]-a pour sélectionner tout le bloc auquel appartient la cellule active.

Remarque – Il y a là un encouragement à concevoir votre modèle avec des blocs bien séparés les uns des autres. Si certains de vos blocs se touchent, ce raccourci ne pourra plus sélectionner un bloc sans l’autre !

Modification des références

Par défaut, quand on construit une formule, les références sont relatives (sans « $ »). Rappelez-vous que les américains nous ont imposé (dans Excel) que le « $ » soit le symbole d’une valeur immuable… Lors de la construction d’une formule, la touche [F4] transforme les coordonnées actives en – successivement – ligne bloquée, colonne bloquée, tout bloqué, tout relatif.

Remarque – Dans l’édition d’une formule, la touche [F4] vous permet, si nécessaire, de « dollariser » d’un coup plusieurs arguments ou même la formule entière.

Sommation rapide

Encore un raccourci utile mais peu connu : [Alt]-= joue exactement le même rôle que la touche S. L’intérêt est que, quand on développe un modèle rapidement avec les deux mains sur le clavier, ce raccourci est plus rapide que de devoir quitter le clavier, prendre la souris et cliquer sur la touche S.

Ce que peu d’utilisateurs en revanche savent, à ce sujet, est que l’on peut d’un coup d’un seul, avec le raccourci-clavier ou la touche, faire à la fois les totaux à droite et les totaux en bas pour un bloc, à condition bien entendu d’avoir aussi auparavant sélectionné la colonne vide à droite et la ligne vide en bas.

Collage spécial en accès direct

Encore un raccourci peu connu ! Quand vous avez copié un bloc, vous pouvez ensuite sélectionner une destination puis appeler directement la commande « Collage spécial » en faisant  [Ctrl]-[Alt]-v.

Affichage/Fermeture des filtres en direct

Encore un raccourci peu connu ! Pour afficher ou faire disparaître les filtres, il suffit de faire [Ctrl]-L.

Notez que le L est en majuscules, il vous faut donc trois doigts, ou alors un doigt à cheval sur [Ctrl] et [Maj]…   

Edition rapide d’une cellule

Tout le monde connaît le couble clic sur une cellule pour en afficher la formule et éventuellement l’éditer. Mais il est possible d’obtenir le même résultat avec [F2], ce quoi est plus pratique si vous avez déjà les deux mains sur le clavier.

Remplissage automatique

Vous avez sélectionné un bloc vertical ou un bloc horizontal dont la première cellule contient la formule ou valeur originale. Pour recopier cette cellule vers le bas, faites [Ctrl]-b. Pour recopier cette cellule vers la droite, faites [Ctrl]-d.

Si maintenant deux cellules au début du bloc contiennent des valeurs, la recopie continuera la série avec des valeurs de même écart…

Saisie multiple

Vous avez sélectionné un vecteur horizontal ou vertical, ou même une matrice. Vous entrez une valeur, ou une formule. Si vous validez avec [Ctrl]-[Entrée], la formule est entrée dans l’ensemble du bloc. Cela revient au même résultat qu’un copier suivi d’un collage spécial des seules formules…