Remarques sur l'audit de modèles

Je vais être dans l’impossibilité d’alimenter ce blog durant 15 jours. A titre de compensation, je vous propose aujourd’hui un article sensiblement plus long que mon format habituel d’une à deux pages.

Pour que vous ne perdiez pas votre temps avec des redites, je vous propose de commencer par (re)lire les articles suivants puisque ce que nous allons voir aujourd’hui a trait à l’audit de modèles Excel, et que cela est lié aux soucis de taille (premier article), de re-engineering (second article) et de modélisation en général (troisième article).

« Attention à la taille de vos fichiers ! » du 23 octobre 2005

« Le re-engineering de vos modèles » du 3 mars 2008

« Réflexions générales sur la modélisation » du 28 octobre 2010

Comme nous venons – dans les deux derniers articles publiés sur ce blog – de passer en revue l’add-in Spreadsheet Detective, je vais vous parler aujourd’hui de l’audit/amélioration de modèles, en présentant trois expériences de conseil que j’ai vécues, la première en 2006, et les deux dernières durant les six derniers mois.

Un projet de 300 millions d’euros

Le plus grave problème d’audit auquel j’ai été confronté correspondait à un projet d’investissement de 300 millions d’euros, lancé en collaboration entre une grande banque française, une banque allemande et une banque italienne. Dans le cadre de ce projet, une vingtaine de projets industriels devaient être financés par le consortium.

Chacun des trois partenaires était actionnaire du projet global, mais pouvait aussi financer en plus telle ou telle partie de tel ou tel projet, ou apporter d’autres concours financiers. Un contrat de 70 pages spécifiait les différentes façons dont chacun des trois partenaires pouvait intervenir et le mode de rémunération lié à cette intervention.

Le classeur de base du projet comportait une cinquantaine d’onglets. Le problème était que – à force d’avoir été « tripoté » par de trop nombreuses personnes, il était devenu ingérable. Quand je l’ai reçu, il comportait des références circulaires non voulues, et de nombreux liens vers d’autres classeurs.

Ma mission – si je l’acceptais… – consistait à nettoyer tout cela afin d’avoir un classeur propre et facile à utiliser. Je devais en outre, et là cela dépassait de loin ce que l’on peut demander à un simple expert d’Excel, garantir que toutes les formules de tous les onglets étaient cohérentes avec toutes les stipulations des 70 pages de contrat.

C’est un projet qui a été mené en 2006, sur une durée de 3 mois, et dans lequel j’ai travaillé – pour la partie financière – en collaboration avec un de mes collègues d’HEC, le professeur de finance David Thesmar.

Une société de placement financier

J’ai commencé à travailler cet été avec une petite entreprise – moins de 10 personnes – spécialisée dans les placements financiers. Cette entreprise a une vingtaine d’agents en France qui vendent leurs produits à leurs propres clients ; les produits de son catalogue sont sélectionnés par mon client parmi des produits financiers et/ou d’assurance vendus par des compagnies financières et des sociétés d’assurance.

Il faut donc gérer la prise des commandes par les clients finaux : quel produit ils ont acheté, provenant de quel fournisseur, en passant par quel agent,…

Puis il faut gérer la facturation de tout cela, avec le calcul des commissions aux deux niveaux : la commission versée par le fournisseur du produit à mon client, la commission versée par le client à ses agents.

Quand je suis arrivé, il y avait un certain nombre de classeurs Excel qui étaient utilisés selon que la commande avait été passée avec tel ou tel agent, ou avec tel ou tel fournisseur. J’ai mis en place un classeur de saisie généralisé, et un outil de préparation de la facture.

Voici ce que dit mon client de cette intervention : « En cinq jours de travail de Monsieur Thiriez, nous avons divisé par cinq le temps de saisie d’une affaire. Dans l’étape du calcul des commissions et du contrôle, nous pouvons aujourd’hui nous passer des services du salarié que nous avions employé expressément pour cela. »

Certes, la plupart de mes clients sont de grosses entreprises car – assez logiquement – plus une entreprise est importante, plus je peux lui faire gagner de temps et d’argent. Mais il est intéressant de noter que, même pour une petite entreprise comme celle-ci, le rendement sur investissement de l’audit & amélioration des modèles a pu être extrêmement intéressant, avec un payback nettement inférieur à l’année, moins de six mois dans cet exemple précis.

Un cabinet d’avocats

Durant les six derniers mois, j’ai été appelé à assister un cabinet d’une trentaine d’avocats où il y a une trentaine de fichiers Excel de reporting, avec de multiples liens entre classeurs, et où la construction du rapport de fin d’année était devenue – de fil en aiguille, année après année – de plus en plus lourde. A telle enseigne qu’en décembre 2011, le rapport de l’année 2010 était encore loin d’être prêt !

Là, mon intervention a consisté principalement à rendre tous les classeurs plus flexibles, de façon que le passage d’une année à l’autre se révèle le plus léger et rapide possible. J’ai eu là l’occasion de réduire de façon très significative le nombre d’onglets de chaque classeur, avec des réductions parfois supérieures à 50%. Les graphes, qui étaient tous construits au rythme d’un ou plusieurs par an, ont été rendu flexibles, avec la possibilité de représenter en un seul graphe ce qui auparavant en demandait une dizaine.

A titre indicatif, il y avait dans un classeur un plan glissant sut 4 ans, avec une dizaine d’onglets : un onglet 2006-2009, un onglet 2005-2008, un onglet 2004-2007,… J’ai remplacé tout cela par un onglet unique où l’on indique l’année de départ et l’année de fin, et qui calcule le plan glissant sur toutes les années concernées. Résultat : un seul onglet, et en prime la possibilité nouvelle de consulter les plans sur un nombre variable d’années, pas forcément quatre.

Les simplifications ont été drastiques, et elles auraient même pu être plus significatives encore si je n’avais pas reçu pour instruction fondamentale, dès le départ, de changer le moins possible les habitudes de travail et processus antérieurs.

Dans ce cas, il s’est agi d’une intervention d’une quinzaine de jours, suite à laquelle le reporting est devenu à la fois beaucoup plus simple et nettement plus flexible.

En guise de conclusion...

Ces exemples montrent qu’il est possible – avec l’audit et l’amélioration de modèles existants – d’améliorer de façon très significative la qualité des modèles Excel.

Que cela peut même être très rentable pour une entreprise de petite taille (10 salariés dans le second exemple, moins de 50 dans le troisième).

Et enfin que, même avec des honoraires par journée correspondant à ceux de consultants seniors dans les meilleurs cabinets de conseil, on peut amortir très rapidement, le plus souvent en moins d’un an, l’investissement que ces améliorations requièrent.

Je vous souhaite à tous une Excellente Année 2012 !