Modèle de facturation (a)

En tant que consultant, je crée pour mes clients des modèles Excel en leur faisant du « cousu main ». Mais mon activité ne se limite pas à la création de modèles : je fais aussi de l’audit/amélioration de modèles existants. Les raisons possibles pour ce genre d’intervention sont multiples.

Réparation d’un modèle dont on a perdu le contrôle

Cela m’est arrivé pour une grande banque. Elle menait une série d’investissements routiers en association avec une banque italienne et une banque allemande. Des cadres des trois banques avaient chacun effectué des modifications sans se concerter avec leurs partenaires des deux autres pays.

On en était arrivé à ce que le classeur avait des liens avec des classeurs que personne ne savait localiser, et à ce qu’un certain nombre de formules affichent des erreurs que les cadres ne parvenaient pas à corriger. Le modèle était devenu totalement incontrôlable et je représentais la dernière chance pour le réparer.

Amélioration d’un modèle ne donnant pas satisfaction

J’ai eu avec deux clients, une grande société pharmaceutique et un fournisseur de téléphonie, le même genre de problème. Un modèle qui leur servait de façon quotidienne pour le suivi de gestion et était arrivé, à force d’enrichissements successifs aboutissant – par la force des choses – à alourdir progressivement le modèle, à devenir très lent en calcul.

Dans les deux cas, le temps ce calcul du modèle était de l’ordre de 2 minutes. Certes, me direz-vous, cela n’empêche pas l’utilisation du modèle. Mais il faut reconnaître que ce n’est pas pratique.

Dans les deux cas, je suis parvenu à diviser par 100 le temps de calcul, c’est-à-dire a obtenir le calcul en une seconde environ.

Réduction drastique du nombre d’onglets et/ou de classeurs

Pour plusieurs de mes clients, le nombre d’onglets d’un classeur a été réduit de façon drastique, ce qui bien évidemment apporte un gain de type win/win à l’ensemble du classeur : temps de calcul, taille mémoire, fiabilité,…

Pour une grande société pharmaceutique, j’ai réussi à réunir en un seul classeur tous les classeurs (plus de 150) utilisés au départ pour la gestion de son plan clinique.

Test sur un modèle concret

Dans cet esprit, je vous propose de voir, sur un exemple concret, comment on peut créer des formules originales puis, comme pourrait le faire un consultant, améliorer les formules pas à pas pour les rendre plus efficaces : plus justes, plus facilement auditables, plus compactes…

Il s’agit d’un mini-modèle de suivi de stocks et de facturation. Les explications sur l’objectif à atteindre sont fournies dans la colonne K.

Voici le lien pour charger le fichier :

https://drive.google.com/file/d/1V9mW-XKfkPoWFDuG97J_n2sm-1J66cZE/view