Monsieur Excel
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30 décembre 2009

Liste des modalités d’une colonne

Dans une base de données, parfois même aussi sans que l’on travaille sur une base de données, il arrive que l’on ait besoin de la liste des « modalités » d’une colonne, c’est-à-dire de la liste des valeurs différentes de cette colonne.

Par exemple, avec la base avec laquelle nous travaillons depuis deux semaines, nous aimerions avoir la liste des pays représentés par les personnes inscrites dans la base.

Rien de plus simple !

Il suffit pour cela de coller en H5 le nom du champ concerné, « Pays » dans notre cas, puis de faire une extraction de la base « sans doublon », en prenant la cellule H5 comme plage de destination. On voit ci-dessous le résultat obtenu en colonne H :
Remarque 1 – Bien entendu, cela suppose qu’il n’y ait rien ci-dessous dans la colonne H. En effet, rappelez-vous que toute la zone H6:H1048576 (H6:H65535 avec Excel 2003 ou XP) est effacée avant l’extraction.

Remarque 2 – N’oubliez pas non plus de vider la zone de critères avant de lancer l’extraction. Sinon, vous n’extrairez que la liste des pays différents pour la sélection effectuée par la zone de critères.

Remarque 3 – N’oubliez pas que cette extraction – comme toute autre extraction – n’est qu’une photo de la base à un moment donné. Si, par la suite, vous modifiez la base, il faudra refaire l’extraction pour qu’elle soit de nouveau adéquate.

Remarque 4 – Comme toute extraction débute par la destruction de tout ce qui se trouve au-dessous de la destination (quand elle comporte une seule ligne), il est inutile d’effacer une ancienne extraction avant d’en lancer une nouvelle. Les filtres automatiques se cumulaient les uns aux autres ; les filtres avancés sont indépendants les uns des autres !