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02 septembre 2014

Notes sur le filtrage et l’extraction

Dans les trois articles précédents, nous avons vu en détail comment fonctionnaient les zones de critères, le filtrage sur place et l’extraction dans Excel. Voici quelques compléments et remarques d’intérêt général sur ces deux opérations.

Utilisation des jokers

Dans lez zones de critères, vous pouvez utiliser les deux jokers : « ? » pour un caractère et « * » pour un ensemble de caractères.

Ainsi, en entrant « ????? » dans la zone « Prénom », vous ne garderez que les prénoms composés d’exactement cinq caractères. Nous aurions aussi pu utiliser à cet effet un critère personnalisé utilisant la formule =nbcar(B6)=5, à condition alors de ne pas oublier de donner à la cellule au-dessus un nom différent de tous les noms des champs de la base..

Avec « Dupon? », vous garderez bien « Dupont » et « Dupond », mais ni « Dupontier », ni « du Pont ».

Recherche d’un joker

On peut alors se poser la question suivante : qu’arrive-t-il si je cherche dans une colonne un point d’interrogation ou un astérisque ?

Heureusement pour vous, Excel a même prévu ce cas de figure ! Il suffit de faire précéder le joker du tilde – le « ~ » espagnol – pour que ce joker soit pris à la lettre. Ainsi, pour identifier toute cellule dans laquelle un astérisque est présent, il suffit d’utiliser « *~** », ce qui signifie « n’importe quoi, suivi d’un astérisque, et encore suivi de n’importe quoi ! ».

L’extraction destructive

Dans le dernier article, nous avons vu comment l’extraction détruit tout ce qui se trouve en dessous de la zone d’extraction. En ce qui me concerne, à part la solution par macro que je vous ai décrite, j’utilise aussi volontiers la solution qui consiste à extraire sans précaution quand je sais tout simplement qu’il n’y a rien au dessous.

Extraction sans doublon

L’extraction sans doublon, étrangement, est disponible quoi que l’on fasse : filtrage sur place ou extraction. Pour ma part, je trouve cela un peu ridicule. Quand on effectue un filtrage sur place, on utilise tous les champs de la base : il ne peut pas y avoir deux lignes totalement identiques, sauf si vous gérez mal votre base. Il me semblerait plus intelligent de n’activer cette commande que lorsqu’une extraction est demandée.

D’autant que la commande « Supprimer les doublons » du bloc « Outils des données » permet depuis Excel 2007 de résoudre le cas où, par fusion de deux bases, on aurait effectivement des lignes identiques.

Liste des pays utilisés

L’extraction sans doublon est très pratique pour obtenir rapidement la liste des modalités d’une colonne. Supposons par exemple que nous souhaitions obtenir la liste des pays utilisés dans la colonne F. Il suffit pour cela d’entrer « Pays » en H5 et d’y extraire la liste des pays : sans zone de critères et en excluant les doublons.