Monsieur Excel
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18 août 2014

Utiliser une zone de critères (a)

De nombreux utilisateurs d’Excel, confrontés à une base de données, ne savent plus que créer – ou parfois même seulement utiliser – un TCD (tableau croisé dynamique). C’est bien malheureux car on peut faire plein de choses sur une base de données en utilisant les zones de critères, par exemple réduire la partie affichée de la base à ce qui nous intéresse, ou réaliser une extraction de la base.

Comprenons-,nous bien : quand Microsoft parle de « base de données » dans Excel, il s’agit d’un terme tout à fait abusif. Excel ne sait que gérer des tables. Une véritable base de données vous permet de mettre en relation plusieurs tables, ce qu’Excel n’est pas capable de faire. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle Microsoft a essayé de remplacer le terme « base de données » par celui de liste, mais ce remplacement n’a pas été uniforme. Ne serait-ce que dans le nom des fonctions spécifiques qui commencent toutes par le « BD » de « base de données ».

Qu’est-ce qu’une zone de critères ?

Au minimum, une zone de critères est constituée de deux cellules superposées. Dans l’exemple ci-dessous, les blocs A1:A2, A1:A3, B1:B2, B1:B3, A1:B2 et A1:B3 représentent six zones de critères possibles.

Dans une zone de critères, comme dans une liste Excel, la première ligne est réservée aux noms des champs concernés. En-dessous, on trouve les conditions à appliquer à ces champs. La condition peut être formulée, comme dans notre exemple, par les valeurs possibles. Elle peut aussi contenir des expressions telles que « >25 » ou « <>25 ».

Remarque 1 – Attention cependant car, par exemple en A2, on peut entrer indifféremment m, M, ="m" ou ="M", mais "m""M"=m ou =M ne marcheront pas !


Quand une zone de critères contient plusieurs lignes ou plusieurs colonnes, chaque nouvelle colonne représente un « ET » et chaque nouvelle ligne un « OU ». Dans notre exemple, la zone de critères en A1:B3 signifie littéralement « ((Sexe = « M ») ET (Age = 26)) OU ((Sexe = « F ») ET (Age = 25)) ».

Le « OU » dans Excel est additif : A OU B signifie donc que soit A est VRAI, soit B est VRAI, soit A et B sont tous les deux VRAIs.

Que fait-on avec une zone de critères ?

La première utilisation d’une zone de critères consiste à réduire la partie affichée de la base à ce qui correspond aux critères demandé. Pour cela, plaçons le curseur n’importe où dans la base, appelons la commande « Avancé » du bloc « Trier et filtrer » de l’onglet « Données », identifions A1:B3 comme zone de critères et validons par « OK ».

Et nous obtenons aussitôt le résultat reproduit en bas de la copie d’écran. Il suffit d’utiliser ensuite la commande « Effacer » du bloc « Trier et filtrer » pour réafficher la base entière.

Remarque 2 – Sans zone de critères, vous ne pourriez pas atteindre ce résultat avec seulement des filtres. En effet, avec les filtres, vous pouvez sélectionnez les garçons de 26 ans, ou les filles de 25 ans, mais pas les deux à la fois.

Remarque 3 – Quand on filtre la liste sur place, cela remplace le filtre antérieur s’il y en avait un. Il n’est donc pas nécessaire de redéployer la base avant d’effectuer un nouveau filtrage si l’on a entre deux modifié le contenu de la zone de critères.

La seconde utilisation d’une zone de critères consiste à extraire une partie de la base dans une autre partie de la feuille, ce qui revient à créer une mini-base correspondant aux critères explicités dans la zone de critères, en se limitant aux champs choisis pour l’extraction. Nous verrons l’extraction dans un prochain article.