Monsieur Excel
Pour tout savoir faire sur Excel !

26 septembre 2010

Testez votre vitesse en Excel !

Quand je forme des cadres à la modélisation avancée avec Excel, j’explique au début de la formation qu’il y a deux dimensions dans lesquelles les participants vont progresser :
1. Apprendre à faire ce qu’ils savaient déjà faire, mais à le faire mieux et bien plus vite…
2. Apprendre à faire avec Excel des choses qu’ils ne savaient pas faire ou pensaient impossibles

Vous allez pouvoir vous tester vous-même à l’aide du petit exemple ci-dessous, concernant la vente de trois produits dans quatre régions :


Il s’agit, partant de ce petit tableau, de créer le tableau ci-dessous, c’est-à-dire :
1. Ajouter les totaux
2. Créer le tableau des chiffres d’affaires de 2009
3. Créer le tableau des ventes de 2010
4. Créer le tableau des chiffres d’affaires de 2010
5. Créer le tableau des pourcentages en 2010
6. Formater l’ensemble proprement…

Quand je forme les participants du MBA du Groupe HEC, de jeunes cadres performants avec 5 à 6 années d’expérience professionnelle, j’ai en moyenne 3 à 4 participants sur 20 qui parviennent à faire ce travail en moins de 10 minutes. Pour ma part, mon temps moyen est inférieur à 2 minutes.

Si vous voulez apprendre à développer en Excel 5 fois plus vite qu’un jeune cadre performant, et donc 10 à 20 fois plus vite qu’un cadre normal, venez suivre la formation que j’anime à Paris les 12 et 19 octobre (monsieur-excel.blogspot.com/2010/06/formations-du-mois-doctobre.html), ou demandez à votre patron de me faire venir chez vous pour une formation intra…

rédigé par Hervé Thiriez | 5 commentaire(s)

5 Commentaire(s):

  • Je n'avais jamais perçu l'utilisation d'Excel comme une course contre la montre !
    Peu importe qu'on soit capable de faire ces tableaux en moins de 2 mn ou en plus de 10 mn. L'important à mon sens quand on manipule des montants de 25 millions d'euros, comme ça semble être le cas de vos stagiaires, ce serait bien au contraire de prendre son temps et de réfléchir au problème plutôt que de s'amuser à battre des records de vitesse au risque de faire une erreur.
    Et une erreur à ce niveau coûte beaucoup trop cher !

    By Anonymous cduigou, sur 7:26 PM  

  • Je ne sous-estime pas du tout l'importance de la validité des modèles. L'audit de modèles représente d'ailleurs une partie non négligeable de mon activité de conseil.

    Ceci dit, si l'on sait créer en cinq minutes le même modèle qu'un autre mettra une heure à développer, on gagne un temps précieux.

    De plus, un modèle développé plus vite, c'est en général un modèle comportant moins de formules différentes, donc un modèle plus sûr.

    By Blogger Hervé Thiriez, sur 12:19 AM  

  • 4 minutes, mais en réalisant a posteriori que ces formats existaient dans les formats de tableau prédéfinis :))

    Sinon je comprends tout à fait la remarque de cduigou. Simplement, lorsqu'on n'a pas à passer 15 minutes sur des bêtes problèmes de mise en forme ou de formules ou que sais-je, c'est autant de temps de gagné pour la réflexion. :)

    By Blogger Steph, sur 11:41 AM  

  • La première chose que je demande à un modèle c'est d'être lisible... ici le premier tableau semble être des volumes (2009 ?), le second des prix (pas forcément unitaires à premire vue). Enfin la croissance est-elle un effet prix, un effet volume ou les deux ? dans ce dernier cas, on pourrait croire que le prix est pour le total puisque ce sont les deux colonnes d'un même tabeau. En allant vite, si les données ne sont pas clairement identifiées, c'est là que le plus grand nombre d'erreurs apparaît.

    Pour la vitese d'exécution, je pense qu'il m'aurait fallu 2 minutes rien que pour comprendre ce que font chacun des tableaux (y compris celui des pourcentages). Et en faisant l'essai, je comprends que la croissance est une croissance de volumes et que le prix est considéré fixe.
    En utilisant les formats de table (ok je ne matche pas forcément exatcement au format de l'exemple), il m'a fallu moins de deux minutes, sans être ni vraiment jeune ni vraiment performant (ou alors si ?).

    Enfin, une chose amusante, c'est que j'ai fait une erreur en voulant aller trop vite. J'ai mal saisi un des volumes 2009, mais ça aurait pu être une formule (bon ok peut-être pas ici). Mais l'idée c'est qu'à vouloir aller trop vite on fait des erreurs. Et c'est pour ça que j'insiste auprès de mes équipes sur le fait d'avoir des contrôles intégrés (croissance du total par produit égal à la croissance de ce produit).

    Pour conclure :
    1. l'exemple est simpliste mais montre des limites que je trouve importantes (pas de contrôle, pas d'indication d'unités, peu de lisibilité)
    2. aller vite c'est bien, aller trop vite c'est mieux mais comme on dit, le mieux est parfois (souvent) l'ennemi du bien...
    3. une note positive : les calculs sont extrêmement simple et décomposés, ce qui permet de retrouver vite ce que le manque de lisibilité des intitulés masque

    By Anonymous fant0me, sur 1:27 PM  

  • Quand je donne ce problème à résoudre, avant de lancer le chrono, je prends bien évidemment le temps d'expliquer aux participants ce que représente chaque tableau et ce que j'attends dans chaque tableau de résultat.

    By Blogger Hervé Thiriez, sur 9:23 AM  

Enregistrer un commentaire

<< Accueil