La puissance du critère calculé

Peu d’utilisateurs d’Excel maîtrisent les critères calculés, une fonctionnalité très puissante des « bases de données » Excel.

Avec un critère calculé, on peut formuler en une seule cellule une condition éventuellement complexe. Un critère calculé doit absolument respecter deux contraintes :
- le nom du critère calculé peut être n’importe quel texte autre que le nom d’un champ de la base ;
- le critère calculé doit absolument être formulé en fonction de la première fiche de la base, dans notre cas la ligne 6.

Pour sélectionner, comme dans mon dernier message, les hommes de 25 ans et les femmes de 26 ans, un simple critère calculé suffit. Nous l’avons entré en E1:E2, la formule de la cellule E2 étant affichée dans la copie d'écran ci-dessus en commentaire.

Remarque 1 – La cellule E2 affiche « faux » car, pour Georges, la condition n’est pas respectée.

Remarque 2 – C’est bien pour cela que le nom du critère calculé ne peut pas être le nom d’un champ existant, sinon on chercherait les personnes ayant
« vrai » dans ce champ…

Le résultat est bien entendu exactement le même que celui obtenu avec la zone de critères B1:C3, avec maintenant une zone de critères plus compacte mais – il faut bien l’avouer – moins facile à comprendre.

Je ne vous conseille pas d’utiliser les critères calculés quand – comme c’est ici le cas – on peut parvenir au même résultat avec des critères simples : le gain de place, dans ce cas, n’est pas compensé par la perte en lisibilité.

Là où les critères calculés sont précieux, c’est quand, sans les utiliser, on devrait ajouter une colonne à la base pour effectuer la sélection voulue. Si par exemple vous vouliez sélectionner les personnes dont le salaire mensuel est inférieur à 35 fois l’âge, il vous faudrait un critère calculé pour éviter de devoir ajouter une colonne à la base. Ce critère se formulerait alors, dans notre cas : =E6<35*d6.