Extraction depuis la base

Aujourd’hui, nous nous attaquons à l’extraction depuis la base. On peut extraire seulement certains champs, et pas nécessairement dans le même ordre que celui des noms de champs dans la première ligne de la base. Nous allons extraire l’âge et le nom des garçons de 27 ans et des filles de 26 ans.

Fractionnement horizontal

Pour commencer, sélectionnons la ligne 8 puis utilisons la commande Fractionner de l’onglet Affichage pour pouvoir voir à la fois dans l’écran le haut de la base et la zone d’extraction.

Remarque – Parfois, on a besoin de pouvoir voir simultanément trois blocs horizontaux à l’écran. Mais on ne peut fractionner qu’une seule fois ! Comment faire ? La solution est toute simple : il suffit de sélectionner un bloc de lignes temporairement inutile entre le second et le troisième bloc, puis de masquer ces lignes !

Extraction demandée

Nous mettons les critères à partir de B34 pour les avoir à la hauteur de la future extraction. Nous entrons les noms des champs à extraire en E34:F34. A partir de la ligne 44, nous avons une série de « Important » pour montrer que ce qui est en dessous est important.

Nous cliquons n’importe où dans la base (pour qu’elle soit reconnue par Excel) puis nous utilisons la commande Avancé du bloc « Trier et filtrer » du menu Données et nous indiquons que nous voulons extraire à partir de E34:F34 en fonction des critères en B34:C35.

Et voilà le résultat :

Un bon point : les 6 personnes attendues apparaissent aussitôt à partir de la ligne 35.

Un mauvais point : tout le tableau Excel en dessous, dans les colonnes E et F, a été détruit. Vous vous dites probablement « Ce n’est pas grave, je vais faire un [Ctrl]-z pour annuler ». Eh bien non : il est impossible d’annuler une extraction !

Imaginez que vous ayez réglé Excel pour faire une sauvegarde automatique toutes les 10 minutes et qu’elle survienne à ce moment-là ! Vous venez de détruire une partir important de votre modèle et la sauvegarde a pérennisé cette catastrophe…

Une excellente raison pour ne jamais régler Excel pour faire des sauvegardes automatiques. Soyez mature et pensez à faire vos sauvegardes à intervalles réguliers…