Formats personnalisés (a)

Dans l’article précédet, nous nous sommes intéressés au formatage en k€ ou en M€.

Au sujet du formatage, je constate souvent – quand j’interviens en entreprise comme consultant – que de nombreux utilisateurs ne maîtrisent pas bien les formats personnalisés d’Excel.

La commande « Format personnalisé » d’Excel donne accès à l’écran dont la partie supérieure est reproduite dans l’encart bleu de la copie d’écran ci-dessous.

Nous avons entré =1000*pi() en A2, =-A2 en B2, =somme(A2:B2) en C2 et un texte en D2.

Nous avons formaté les lignes 3 à 6 en utilisant, depuis le bloc « Nombre » de l’onglet « Accueil », les outils de formatage en euros, dollars, séparateur des milliers et pourcentages. On peut se poser la question de savoir quel format Excel a précisément utilisé quand on sélectionne un de ces formats. Pour le savoir, cliquez dans la cellule, passez par la commande « Format de cellule » et sélectionnez la dernière option, « Personnalisé », comme dans notre copie d’écran.

Vous constatez ainsi, avec les formats reproduits en colonne E, que les deux formats monétaires utilisés par Excel dans le ruban sont bien plus complexes que ce que l’on pourrait croire a priori.

Comment interpréter les formats personnalisés?

Pour moi, deux choses sont particulièrement importantes à comprendre en ce qui concerne les formats personnalisés d’Excel.

Un « 0 » représente un chiffre obligatoire, un « # » représente un chiffre facultatif. Ainsi, la valeur 3,6 est représentée en 4 par le format « 0 », en « 3,60 » par le format « 0,00 » et en 03,6 par le format « 00,## ».

Il peut y avoir jusqu’à quatre formats séparés par des « ; ». Ces quatre formats, quand ils sont tous présents, correspondent – dans l’ordre – à « positif;négatif;nul;texte ». Comme par hasard, c’est l’ordre dans lequel j’ai rangé les éléments dans les colonnes A à D.

Remarque 1 – Si vous voulez entièrement masquer le contenu d’une cellule, le format à utiliser est « ;;; ». C’est plus invisible qu’une police blanche sur fond blanc. En effet, dans ce dernier cas, le contenu de la cellule devient visible par contraste quand elle fait partie d’une sélection.

Remarque 2 – Si vous voulez savoir à quoi correspondent tous les autres codes utilisés dans les formats, consultez l’aide d’Excel…