Base de données (a)

J’ai déjà traité du sujet des bases de données dans Excel, mais je penser qu’il est utile d’y revenir car je constate, chaque fois que je rencontre des utilisateurs d’Excel dans les entreprises, qu’il y a beaucoup de choses utiles à ce sujet qu’ils ne connaissent pas.  En outre, mais nous en reparlerons par la suite, l’apparition des tableaux croisés dynamiques, même si elle a ajouté de nouvelles fonctionnalités, a en revanche provoqué une certaine paresse et – par ricochet – une baisse du niveau des utilisateurs quand à l’utilisation des « bases de données » Excel.

Commençons déjà par le terme « base de données » qui est un terme abusif dans Excel. Une véritable base de données met en relation plusieurs tables. Par exemple, pour établir une facture, elle utilisera à la fois la table des articles vendus par l’entreprise, la table des clients, éventuellement aussi la table des TVA et celle des coûts de transport.

Quand le premier Excel est sorti, des clients américains ont menacé Microsoft d’un procès pour publicité abusive. Du coup, Microsoft a renommé cela en « liste », mais – pour maintenir la compatibilité ascendante – ils n’ont pas pu renommer les fonctions BDxxx().

Reprenons la table qui me sert souvent d’exemple à ce sujet, qui est une table de personnes ayant participé il y a des années à une école d’été sur la modélisation que j’organisais à HEC. Seule la colonne « Salaire » est fictive : les participants étants tous des étudiants, ils n’avaient pas de salaire. J’ai donc utilisé la fonction alea() pour créer des salaires fictifs.

Règle n°1 avec les tables

La première règle quand on travaille avec une table est de penser à cliquer dedans avant de faire quoi que ce soit. Quand vous le faites , Excel fait sans vous le dire un [Ctrl]-* pour sélectionner tout ce qui touche la cellule active.

Faisons l’expérience. Cliquez en H5 puis utilisez la commande Filtrer de l’onglet Données. Vous obtenez un message d’erreur. Cliquez à présent en C5 et recommencez. Vous obtenez à présent l’écran ci-dessous.

Remarque – Notez que les filtres de la ligne 1 sont placés en bas et le texte en haut des cellules. Cela ne vient pas naturellement : j’ai fait exprès d’agrandir la hauteur de la ligne 1 et de placer les textes en haut pour éviter que les flèches recouvrent les titres des colonnes ou me forcent à élargir les colonnes.

Vous devez presque tous savoir que les filtres sont cumulatifs. Si je déroule le filtre en A1 pour ne prendre que les « M », je n’aurai que les hommes. Si maintenant je déroule aussi le filtre en D1 pour ne garder que les « 27 », je n’aurai plus que les hommes de 27 ans.

Savez-vous comment je dois faire pour sélectionner à la fois les hommes de 27 ans et les femmes de 26 ans, sans passer par un tableau croisé dynamique ?

En effet, si j’ajoute à mon filtre actuel « F » et « 26 », j’aurai à la fois les hommes et les femmes et 26 et 27 ans, ce qui n’est pas mon objectif…

Ce qui est intéressant dans ma question, à laquelle je répondrai dans le prochain article, c’est que, avant que les tableaux croisés dynamiques n’apparaissent, la plupart des utilisateurs d’Excel savaient comment faire. Aujourd’hui, ce n’est plus du tout le cas hélas…