Une base Excel, à l’ancienne…

Les utilisateurs d’Excel ont tellement l’habitude à ce jour d'utiliser des tableaux croisés dynamiques qu’ils en ont oublié ce qu’était une base dans Excel et ce que l’on pouvait faire avec.

Tout d’abord, il faut savoir que, dans une base Excel, les noms des champs sont toujours dans la première ligne. Chaque ligne suivante liste les données correspondant à un enregistrement.  Il n’est donc pas possible d’utiliser une base transposée où les noms des champs seraient listés dans la première colonne.

Une base Excel n’est en fait pas une base de données. Techniquement, on devrait plutôt parler de table. Une véritable base de données met en fait en relation plusieurs tables.

Position de la base

Une base peut être placée n’importe où dans une feuille de calcul. Ceci dit, il est absolument déconseillé que, sur l’une quelconque de ses quatre bordures, elle soit en contact avec des cellules non vides. Je me permets d’insister sur ce point car j’ai souvent vu chez mes clients des cas où cette règle fondamentale n’était pas respectée.

Pour le vérifier, c’est simple. Cliquez dans une cellule quelconque de la base puis faites [Ctrl]-a. Après cela, si seule votre base est sélectionnée, tout va bien. Sinon, vous avez du nettoyage à faire…

Si je vous dis cela, c’est parce qu’Excel, dans son travail avec les bases, effectue ce [Ctrl]-a sans rien vous demander.

Cliquez en dehors de la base, par exemple en H5, et utilisez la commande Filtrer du ruban Données. Cela ne marche pas, et un message vous dit pourquoi. Cliquez à présent dans une quelconque des cellules de la base, et vous obtenez dans la ligne 1 les filtres, comme nous le voyons dans la copie d’écran.

Excel reconnaît aussitôt si la colonne est de nature textuelle ou numérique, comme nous pouvons le constater dans la partie droite de la copie d’écran.

Les filtres sont cumulatifs

Si nous filtrons dans la colonne Sexe pour ne garder que les garçons, puis dans la colonne Age pour ne garder que les 27, nous obtenons au final quatre personnes, les garçons de 27 ans. Autrement dit, chaque nouveau filtre se cumule avec les filtres antérieurs.

Comment faites-vous, sans passer par un tableau croisé dynamique, pour sélectionner à la fois les garçons de 27 ans et les filles de 26 ans ? Si vous séchez, rassurez-vous, nous répondrons à cette question dans le prochain article.