Préparation de mailing

Remarque – Chère lectrice, Cher lecteur, étant en vacances dans un endroit sans WiFi, je n'ai pas pu envoyer d'article durant ces quelques jours. Mais rassurez-vous, me voilà de retour :)

En lien avec Word, on peut utiliser Excel pour préparer un mailing, par exemple une lettre que l’on adressera à plusieurs personnes, personnalisée pour chacune de ces personnes.

Nous avons un tout petit exemple de fichier, ci-dessous, que nous allons utiliser pour faire un mailing à partir de Word.

Pour commencer, il faut tout d’abord attacher le fichier Excel au document Word. Pour cela, dans Word, nous activons l’onglet « Publipostage », la commande « Sélection des destinataires » puis « Utiliser la liste existante ». Ignorons le bouton « Nouvelle source » et allons chercher le fichier Excel contenant la base de données.

Cela marche tout de suite : on sélectionne la feuille contenant la base et le bouton « Modifier la liste des destinataires » s’active aussitôt. Ce bouton nous permet de consulter la base, de désactiver ou réactiver tel ou tel élément, et de réaliser diverses opérations : tris, filtres, recherches,…

La commande « Insérer un champ de fusion » vous permet d’insérer rapidement tel ou tel champ dans votre texte.

Avec la commande « Règles », vous insérez sans difficulté un « Si … Alors … Sinon » ou un « Sauter l’enregistrement si… », pour ne parler que de deux possibilités.

Le bloc « Aperçu des résultats » vous permet à tout moment de vérifier ce que cela donnera sur les enregistrements de votre base de données.

Enfin, la commande « Terminer et fusionner » lance le processus final. L’idéal est alors de disposer d’un driver avec une imprimante Acrobat : cela vous permet de bien voir le résultat sur un PDF sans gâcher de papier et de revenir faire des modifications si nécessaire.